Semplificate le procedure per la videosorveglianza nei luoghi di lavoro: un occasione per conoscere meglio la materia

Con recente nota n. 7162 del 16.04.2012, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale di pari data, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha operato una vera e propria semplificazione delle procedure volte ad ottenere il rilascio dell'autorizzazione ad installare impianti di video sorveglianza sui luoghi di lavoro.

Nel seguito dell'articolo entreremo nel merito di questa importante novità cogliendo, però, innanzitutto l'occasione per un breve approfondimento della normativa in materia.

A tale proposito è bene ricordare che la disciplina principale è dettata dal Codice della Privacy (DLGS 196/2003) e dagli ulteriori atti emanati dal Garante della privacy, tra cui il più recente (che sostituisce anche i precedenti), è rappresentato dal provvedimento dell'8.04.2010 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 29 aprile 2010.

Il provvedimento si occupa di regolamentare, sia le installazioni in ambito privato che in ambito commerciale.

Come è evidente scopo principale dell'impianto di videosorveglianza è quello di monitorare continuamente attraverso l'acquisizione di filmati, principalmente per motivi di sicurezza, ma di tutela in genere sia delle persone che delle cose, determinati ambienti.

In ambito privato l'art. 2 del provvedimento, premettendo che la raccolta, l'acquisizione e in genere l'utilizzo di immagini altrui rappresenta un vero e proprio trattamento di dati personali, individua quali sono le finalità generali a cui essa è diretta come di seguito indicato.

1) protezione e incolumità degli individui, ivi ricompresi i profili attinenti alla sicurezza urbana, all'ordine e sicurezza pubblica, alla prevenzione, accertamento o repressione dei reati svolti dai soggetti pubblici, alla razionalizzazione e miglioramento dei servizi al pubblico volti anche ad accrescere la sicurezza degli utenti, nel quadro delle competenze ad essi attribuite dalla legge;

2) protezione della proprietà;

3) rilevazione, prevenzione e controllo delle infrazioni svolti dai soggetti pubblici, nel quadro delle competenze ad essi attribuite dalla legge;

4) acquisizione di prove

Ciò premesso l'articolo 2 aggiunge, inoltre, che: "La necessità di garantire, in particolare, un livello elevato di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali rispetto al trattamento dei dati personali consente la possibilità di utilizzare sistemi di videosorveglianza, purché ciò non determini un'ingerenza ingiustificata nei diritti e nelle libertà fondamentali degli interessati" ed inoltre che: "l'installazione di sistemi di rilevazione delle immagini deve avvenire nel rispetto, oltre che della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anche delle altre disposizioni dell'ordinamento applicabili, quali ad es. le vigenti norme dell'ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, sul controllo a distanza dei lavoratori, in materia di sicurezza presso stadi e impianti sportivi, o con riferimento a musei, biblioteche statali e archivi di Stato, in relazione ad impianti di ripresa sulle navi da passeggeri adibite a viaggi nazionali e, ancora, nell'ambito dei porti, delle stazioni ferroviarie, delle stazioni delle ferrovie metropolitane e nell'ambito delle linee di trasporto urbano".

Dunque la video sorveglianza è sempre consentita, purchè esercitata nei limiti e per le finalità sopra indicate e nel rispetto di alcuni adempimenti precisati nel successivo art. 3.

L'articolo 3, infatti, si occupa di definire quali sono gli adempimenti a cui si devono attenere sia i soggetti pubblici che privati.

In entrambi i casi vi deve essere un'espressa segnalazione che l'area è video sorvegliata, inserendo in essa anche un'informativa minima a seconda che l'impianto sia collegato o meno con le forze di polizia. In tal caso bisognerà farne specifica segnalazione nella figura inserita sul cartello.

Naturalmente il titolare del trattamento dei dati è il proprietario del luogo che si intende video sorvegliare e, dunque, lo stesso, utilizzando le immagini raccolte a scopo personale, non deve attenersi a particolari norme del Codice della Privacy tranne che quella di cederle a terzi o di farne uso diverso.

E' bene, però, ricordare che, comunque, il titolare dei dati sarà comunque sempre responsabile per eventuali violazioni degli artt. 15 (danni cagionati per effetto del trattamento) e 31 (obblighi di sicureza) del Dlgs 196/2003.

Dunque il titolare del trattamento potrà incorrere in responsabilità o quando tratti appunto i dati i maniera non conforme alla legge provocando così un danno agli interessati ovvero quando non rispetti gli obblighi dettati in maniera di sicurezza.

Tra questi, in particolare, ricordiamo che l'art. 31 richiede espressamente che i dati (e, dunque, le riprese video) siano custoditi e controllati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, in modo da ridurre al minimo, mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Inoltre l'angolo visuale delle riprese deve essere comunque limitato ai soli spazi di propria esclusiva pertinenza (ad esempio antistanti l'accesso alla propria abitazione) escludendo ogni forma di ripresa, anche senza registrazione di immagini, relativa ad aree comuni (cortili, pianerottoli, scale, garage comuni) ovvero ad ambiti antistanti l'abitazione di altri condomini.

Inoltre, proprio perchè trattasi di uso privato, e dunque, come detto non trova applicazione la disciplina del Codice della Privacy, non è necessario acquisire il consenso degli interessati.

Diversa ed invece più articolata è naturalmente la disciplina della video sorveglianza sui luoghi di lavoro.

In tali casi, infatti, le regole normative del DLG 196/2003 (Codice della Privacy) devono essere lette in abbinamento con la legge n. 300 del 1970, più nota come statuto dei lavoratori.

In particolare uno degli elementi più rilevanti è costituito dal fatto che l'installazione dell'impianto di videosorveglianza può essere consentita unicamente se concordata con le rappresentanze sindacali e certamente, non in luoghi non destinati espressamente all'attività lavorativa.

Il datore di lavoro che intende installare un sistema di videosorveglianza è, infatti, innanzitutto tenuto al rispetto del divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa di cui all'art. 4 della legge 300/70.

E’, quindi, vietata l’installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all’attività lavorativa come ad esempio bagni o spogliatoi perché, in tali casi, il diritto alla riservatezza dei lavoratori sarebbe prevalente rispetto alle esigenze di sicurezza, salvo il caso in cui vi sia il rischio di danni o furti.

Diversamente, quando l’installazione muove da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma ne derivi la possibilità anche accidentale di controllo dell'attività dei lavoratori, la norma prevede la possibilità che il divieto possa essere rimosso.

Pertanto, nell’ipotesi in cui vi siano tali esigenze sarà possibile procedere all'installazione, come detto, previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in assenza di queste (pensiamo, ad esempio ad aziende con pochi dipendenti) o, quando non si raggiunga un accordo, previa autorizzazione della competente Direzione Provinciale del Lavoro.

In tal caso il datore di lavoro deve produrre apposita istanza motivando le ragioni dell'installazione e la descrizione delle relative modalità, all'esito della quale, potrà essere rilasciata l'autorizzazione con l'indicazione, se necessario, delle particolari modalità d'uso degli impianti.

In tali casi la legge prevede che obbligatoriamente gli ispettori della direzione provinciale del lavoro, dopo la ricezione di una richiesta di installazione, debbano effettuare un sopralluogo, nell'ambito di un accertamento tecnico preventivo finalizzato a verificare la piena conformità dell'impianto, sia in materia di protezione dei dati personali, sia in materia di protezione dei lavoratori da indebite osservazioni. 

La nota del Ministero citata in apertura, nell'ottica di una maggiore sensibilità verso la "semplificazione", sotto certi aspetti, alleggerisce l'iter autorizzativo sopra citato, in quanto prevede, a differenza del recente passato, unicamente che il datore di lavoro presenti una richiesta di autorizzazione che soddisfi a determinati requisiti, per vedersi rilasciare la autorizzazione stessa. 

In sostanza non è più obbligatorio che gli ispettori si rechino sul luogo di lavoro, ma devono unicamente verificare che la richiesta avanzata dal titolare di trattamento, sia congrua con le disposizioni di legge e con le indicazioni della procedura così come semplificata. 

Gli uffici della direzione provinciale, al fine di emettere il provvedimento autorizzativo dovranno fare riferimento principalmente ai requisiti tecnici dell’impianto, così come indicati dalla documentazione presentata dal datore di lavoro unitamente alla domanda di installazione

La ratio di tale nuova disposizione ministeriale risiede principalmente nell'esigenza di venire incontro a numerose istanze rivolte da titolare di talune attività economiche particolarmente a rischio di rapina (es: tabaccherie, ricevitorie, ecc) anche al fine di rappresentare l'installazione dell'impianto stesso un deterrente per la commissione atti criminosi.

Naturalmente la semplificazione della procedura non è sinonimo di rilascio automatico dell'autorizzazione all'istallazione dell'impianto, ma, come detto, per i motivi sopra esposti, consente di accelerare il relativo iter amministrativo evitando, così lo svolgimento necessario e preliminare dell'accertamento tecnico preventivo.

Rimane naturalmente sempre valida l'ipotesi per cui, in presenza di consenso da parte delle rappresentanze sindacali, l'installazione dell'impianto, purchè conforme ai requisiti di legge, potrà essere sempre effettuata senza produrre istanza presso la Direzione provinciale del lavoro.