Le notifiche degli avvocati a mezzo pec: breve esame della normativa, tutorial e suggerimenti

A seguito della pubblicazione del Decreto 3.4.2013 n. 48 “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” è stato possibile dare attuazione a quanto previsto dall'ʹart.16 quater del D.L. n.179/2012, secondo il quale le modifiche alla L. 53/1994 sulla facoltà di notificazione da parte degli avvocati a mezzo posta elettronica certificata, previste dal medesimo articolo, sarebbero divenute efficaci decorsi 15 giorni dalla pubblicazione del decreto di adeguamento delle regole tecniche del processo telematico alla nuova normativa.

Il decreto di adeguamento sopra citato è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 9.5.2013 e, dunque, le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci a decorrere dal giorno 24 maggio 2013.

Nelle more, in data 24 febbraio 2014 (così come si legge sul sito ministeriale pst.giustizia.it) sono state adottate dal Ministero ulteriori specifiche tecniche che hanno ulteriormente disciplinano i formati di file che è possibile utilizzare da parte degli avvocati depositandoli nell'ambito del processo civile telematico al fine di dimostrare l'avvenuta notifica degli atti.

Ma partiamo, con ordine e cerchiamo di comprendere quale sia la normativa specifica che disciplina la materia.

La norma principale è costituita dall’art. 1 della legge n. 53/94 (come modificata), che oltre a consentire (come avveniva già in passato) agli avvocati le notifiche in proprio in modalità cartacea oggi abilita i legali ad eseguire in proprio la notifica di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale utilizzando la posta elettronica certificata.

L'articolo 1 della legge n. 53/94, infatti, recita:

L'avvocato munito di procura alle liti a norma dell'ʹarticolo 83 del codice di procedura civile e della autorizzazione del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto a norma dell'ʹarticolo 7 della presente legge, può eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo del servizio postale, secondo le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890, ovvero a mezzo della posta elettronica certificata salvo che l'ʹautorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente. 

Pertanto, affinchè l'avvocato possa procedere alla notifica degli atti in proprio a mezzo di posta certificata devono necessariamente sussistere le seguenti condizioni:

1) l'avvocato deve essere stato preventivamente autorizzato dal Consiglio dell'ordine di appartenenza ex art. 7 della Legge n. 53/94

Per fare ciò è sufficiente inoltrare domanda presso il proprio ordine di appartenenza che deciderà sulla domanda con apposita delibera. Per poter essere abilitato l'avvocato non deve avere procedimenti disciplinari pendenti e non deve aver mai riportato la sanzione disciplinare della sospensione dall'ʹesercizio professionale o altra più grave sanzione.

L'abilitazione dovrà essere prontamente revocata dall'Ordine di appartenenza in caso di irrogazione delle dette sanzioni ovvero, anche indipendentemente dall'ʹapplicazione di sanzioni disciplinari, in tutti i casi in cui il consiglio dell'ʹordine, anche in via cautelare, ritenga motivatamente inopportuna la prosecuzione dell'ʹesercizio delle facoltà previste dalla legge;

2) il possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) risultante da pubblici elenchi

Si tratta, cioè, dell’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato all’Ordine ai sensi della legge 28 gennaio 2009, n. 2.
Tale indirizzo una volta comunicato viene inserito nel c.d. "Reginde" consultabile, previa autenticazione sul sito http://pst.giustizia.it/PST/ ovvero consultabile in forma libera sul sito www.inipec.gov.it.
E' essenziale che l'indirizzo in questione sia regolarmente attivo e funzionante. Per cui è fondamentale che l'avvocato controlli periodicamente il rinnovo della casella postale pagandone i relativi costi;

3) il rilascio da parte del cliente della procura alle liti a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile

E' evidente che, per poter notificare per conto di un cliente l'avvocato deve essere munito di procura alle liti. Se si tratta di notifica da eseguire relativamente ad un giudizio in corso è evidente che la stessa sia stata già rilasciata in atti, mentre se si tratta dell'atto introduttivo, come vedremo in seguito, la procura andrà allegata alla notifica.

4) la disponibilità di un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi 

Affinchè una notifica possa andare a buon fine è essenziale che il destinatario possieda  un indirizzo pec inserito in pubblici elenchi, così come previsto dall'art. 16 ter del DL 179/2012 che recita "A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto, dall'ʹarticolo 16 del decreto-­‐‑legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, dall'ʹarticolo 6 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia.”

Un problema sul punto si era verificato in particolare prima del 15.12.2013, data prima della quale non era precisato appunto quali fossero i pubblici registri, ma ad oggi, visto l'intervento normativo sopra citato è da considerarsi superato.

In ogni caso ad oggi (e verosimilmente già prima del 15.12.2013) per individuare i destinatari delle notifiche a mezzo pec è possibile attingere dai seguenti elenchi
- elenchi pubblici delle PA (http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php);
- registro delle imprese (www.registroimprese.it);
- albi degli Ordini professionali (dai quali possono essere tratti gli indirizzi PEC);
- ReGIndE (aggiornato periodicamente con gli indirizzi degli avvocati) e consultabile da pst.giustizia.it;
- Indice Nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (c.d. INI-PEC) istituito con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19 marzo 2013 consultabile dawww.inipec.gov.it

5) possesso di un dispositivo di firma digitale

E' infine indispensabile che l'avvocato disponga di un certificato che gli consente di apporre una firma digitale. E' importante ricordare che la firma digitale per essere valida deve essere apposta con certificati di firma in corso di validità. Così come per la posta certificata è importante, dunque, che l'avvocato controlli che i propri certificati siano ancora validi e, in prossimità della scadenza provveda al rinnovo, pagandone i relativi oneri presso il proprio fornitore di servizi

6) possesso di un dispositivo di acquisizione documenti

Sebbene non sia indispensabile per tutti i tipi di notifiche che è possibile eseguire, almeno per alcune, come si vedrà in seguito, è necessario disporre di un dispositivo di acquisizione documenti (c.d. scanner) preferibilmente che consenta anche la digitalizzazione di pagine multiple e non la scansione di un singolo documento.

LA PROCEDURA PER ESEGUIRE LA NOTIFICA

Se sono soddisfatti i requisiti sopra indicati l'avvocato può procedere alla notifica a mezzo posta elettronica certificata seguendo la procedura di seguito indicata.

1) Preparazione degli atti

La prima azione da compiere è quella di "preparare" gli atti da notificare sul proprio computer, confezionandoli in un formato valido, tra quelli previsti dalla legge.

La Legge consente di notificare tre differenti tipi di atti informatici: 

a) documenti informatici (previsti art. 21 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 Codice Amministrazione Digitale)

Sono tutti quei documenti direttamente creati dall’avvocato in forma elettronica (es: atto di citazione) e poi convertiti, in uno dei formati consentiti dall'art. 13 delle Specifiche Tecniche di cui all'art.34 del D.M. 44/2011.
Tali documenti vanno creati attraverso un programma di elaborazione testi (c.d. word processor tipo Microsoft Word, Apple Pages, Libre Office, Open Office, ecc...) e poi trasformati un un formato idoneo (tra quelli previsti dalla legge) ad essere sottoscritto con firma digitale.
Il formato consigliato da utilizzare in questi casi è il .PDF, (privo di elementi attivi così come prevede sempre la legge).
Ricordiamo che il file .doc o analogo documento di testo (es: .odt) non è mai utilizzabile in quanto per sua natura modificabile e, come tale, non previsto dalla legge tra quelli validi.

Per predisporre un documento informatico da notificare è, dunque, necessario effettuare i seguenti passaggi:

1) scrivere l'atto con un elaboratore testi;
2) trasformarlo in PDF (oggi molti programmi consentono di farlo, ma esistono anche soluzioni gratuite reperibili in rete;
3) apporre la firma digitale e generare il relativo file in formato p7m.

Per apporre la firma digitale è necessario utilizzare il software generalmente fornito insieme al proprio dispositivo di firma (smartcard o chiavetta usb). Ogni software per completare il processo di firma richiede, comunque, sempre l'inserimento di  un pin preventivamente impostato dall'utente.

Il file firmato digitalmente che normalmente assume l'estensione pdf.p7m andrà allegato al messaggio di invio della notifica elettronica:

b) copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico (art. 22 CAD)

Sono le riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, che possono essere realizzate attraverso la scansione del documento stesso con un apposito dispositivo di acquisizione (c.d. scanner).
Quando si utilizzano questi atti, nella relata di notifica (che descriveremo in seguito) l'avvocato dovrà inserire la dichiarazione di conformità della copia telematica all’originale cartaceo. 

Il file da notificare deve avere uno dei seguenti formati: .pdf, .odf, .rtf, .txt, .jpg, .gif , .tiff, .xml e non deve avere elementi attivi (es: macro), nè immagini.
Tali file potranno essere anche inviati in formati compressi .zip, .rar, .arj.

Per predisporre tale tipologia di atti è necessario effettuare i seguenti passaggi:

1) richiedere una copia conforme all'originale dell'atto da notificare (es: ricorso e decreto di fissazione udienza) presso l'ufficio giudiziario di competenza apponendo se necessario i relativi diritti per una sola copia;
2) eseguire una scansione del documento in uno dei formati sopra indicati. Anche in tal caso il  in PDF è quello consigliato;
3) apporre la firma digitale e generare il relativo file in formato p7m.

c) copie informatiche di copie autentiche (o esecutive) di atti originariamente informatici (art. 22 e 23 CAD e 2714 c.c.)

In questo caso si tratta delle riproduzioni informatiche di copie autentiche dell’originale telematico (ad esempio un decreto ingiuntivo) estratte dal cancelliere ai sensi e per gli effetti dell’art. 23 CAD in forma cartacea, che possono essere ottenute tramite la scansione del documento stesso.
Anche in questo caso in seno alla relata di notifica (la cui modalità di formazione è descritta più oltre) dovrà poi essere inserita l’asseverazione di conformità della copia telematica all’originale cartaceo. 

Anche in tal caso il file da notificare deve essere in formato .pdf, .odf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, tiff o .xml e può essere predisposto anche in forma compressa in .zip, .rar o .arj. 

Allo stato attuale non è ancora possibile notificare tali tipologie di atti estraendo copia autentica informatica direttamente dall’originale informatico in quanto non è stata emessa ancora una specifica normativa sul punto nonchè l'adeguamento dei sistemi informatici in uso ai Tribunali.

2) La procura alle liti 

Come detto in premessa qualora la procura non sia già in atti (es: giudizio in corso) affinchè la notifica sia valida è necessario allegare anche questa ai sensi dell'art. 83, comma 3 del codice di procedura civile.

A tal fine è possibile procedere attraverso due distinte modalità

- predisposizione di una procura come documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente;
- predisposizione di una copia informatica (scansione) tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'ʹavvocato e poi sottoscritta con firma digitale dall'avvocato.

La procura, dovrà quindi essere allegata unitamente all'atto che si intende notificare.

In tal caso (a differenza della versione cartacea) essendo la procura separata dall'atto sarebbe opportuno indicare in atti che la stessa viene apposta in calce e, comunque che sia predisposta con l'indicazione di specifici riferimenti, all'interno della stessa, all'atto che si intende notificare.

3) La relata di notifica

La relata di notifica deve essere un atto informatico separato dagli altri atti che si intende notificare e va formata nelle stesse modalità di cui al punto a) (documenti informatici previsti art. 21 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 Codice Amministrazione Digitale) e, dunque, preventivamente elaborato, trasformato in PDF (o altro formato consentito) e, quindi, sottoscritto generalmente.

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall'ʹart. 3 bis, comma 5, della legge n. 53/94 che recita:

L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'ʹavvocato notificante;

b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto;

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'ʹindirizzo di posta elettronica certificata a cui l'ʹatto viene notificato;

f) l'ʹindicazione dell'ʹelenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l'ʹattestazione di conformità di cui al comma 2.

6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ʹufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'ʹanno di ruolo. 

La relata di notifica andrà predisposta in maniera diversa a seconda che il documento da notificare sia costituito da un originale informatico ovvero da una copia informatica conforme all'originale rilasciato in forma autentica, nelle modalità sopra descritte.

In tale ultimo caso, infatti, nella relata dovrà essere, infatti, inserita anche l'asseverazione di conformità all'originale da parte dell'avvocato.

Riportiamo, pertanto, di seguito un modello di notifica liberamente adattabile a seconda dei casi con le parti indicate in rosse che andranno opportunamente compilate.

RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

ex art. 3bis Legge 21 gennaio 1994, n. 53

Ad istanza del sig. (parte rappresentata) - Codice Fiscale ut supra rappresentato, in virtù della procura in atti (ovvero della procura che si allega ai sensi dell'art. 83 comma 3 c.p.c.) difeso e domiciliato, io sottoscritto avvocato (nome dell'avvocato che notifica) del Foro di (foro di appartenenza) - Codice Fiscale, giusta autorizzazione del Consiglio dell'Ordine di (ordine di appartenenza) ex lege n. 53/94 e successive modifiche, rilasciata con delibera del (data della delibera), ho notificato ad ogni effetto di legge, copia informatica firmata digitalmente dal sottoscritto avvocato della copia conforme all’originale di (tipologia di atto depositato in data) emesso dal Tribunale di (organo giudiziario che ha emesso e data) - sezione - Giudice nel procedimento recante il numero  (numero di registro generale), della quale si attesta la conformità, ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo del 7 marzo 2005 n. 82, alla copia conforme all’originale cartacea già rilasciata dal Tribunale di (organo giudiziario che ha emesso il provvedimento) a:

1) Sig. (nominativo del destinatario), rappresentato e difeso dall’Avv. (nome dell'avvocato costituito per la controparte se presente) ed elettivamente domiciliato presso il suo studio (domicilio dell'avvocato ovvero del destinatario della notifica se non avvocato) trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo: (indirizzo pec del destinatario) estratto da indice nazionale degli indirizzi elettronici (inipec) (ovvero dagli altri elenchi di indirizzi di posta certificata riconosciuti dalla legge).

Ovviamente tale tipo di relata si riferisce alla notifica di un atto informatico conforme ad un originale cartaceo nella quale l'avvocato attesta la conformità all'originale ai sensi dell'art. 22 del CAD. Nel caso in cui si tratti di un originale informatico e non di copia informatica di un cartaceo tale attestazione non andrà inserita.

4) L'invio del messaggio attraverso la posta elettronica certificata.

Ai sensi dell'art. 3 bis della legge n. 53/94 la notifica deve essere eseguita “...mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata...”.

Per farlo correttamente è necessario effettuare i seguenti passaggi:

1) aprire il proprio programma di posta elettronica preventivamente configurato per l'invio e la ricezione della pec (es_ Outlook, Apple Mail, Thunderbird, ecc...) ovvero collegarsi al sito web del proprio fornitore di pec previa autenticazione con i propri dati di accesso;

2) creare un nuovo messaggio di posta elettronica specificata inserendo nel campo destinatario l'indirizzo pec del ricevente correttamente estratto dai registri sopra indicati.

Attenzione, in caso di professionisti ed in particolare di avvocati, a verificare sempre prima dell'invio che l'indirizzo pec a cui si intende spedire sia effettivamente abbinato al nominativo attraverso la consultazione del sito www.inipec.gov.it.
A volte, infatti, può accadere che l'avvocato, nelle more del giudizio abbia cambiato l'indirizzo pec rispetto a quello indicato nei propri atti ovvero che questo non sia stato rinnovato. Se inviato all'indirizzo sbagliato o non più utilizzato ovviamente il messaggio non potrà essere ricevuto, nè la notifica potrà essere considerata valida.

3) inserire nell'oggetto del messaggio la dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.
Attenzione a questo passaggio in quanto la legge richiede obbligatoriamente che il messaggio pec che contiene una notifica giudiziaria sia correttamente individuato come tale nell'oggetto per distinguerlo da altri tipi di comunicazioni.

4) allegare al messaggio l'ʹatto o gli atti da notificare e la relazione di notifica predisposti nelle modalità sopra indicate.

In sostanza al messaggio pec andranno sempre allegati:

- l'atto da notificare;
- la relata di notifica;
- la procura alle liti (se si tratta di atto nuovo o se comunque la stessa non è già in atti).

Se si utilizza il servizio webmail di invio della posta certificata (ossia direttamente dalla pagina web e non dal proprio programma di posta) è importante scegliere la tipologia di ricevuta "completa".

L'art. 18 del DM 44/2011 al comma 6 recita infatti: "la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis,comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e' quella completa, di cui all'articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

Dunque, in assenza di tale ricevuta non sarà possibile provare ai sensi di legge l'avvenuta notifica.

Va detto che generalmente i servizi di posta certificata hanno tale modalità già preimpostata, ma per scrupolo è importante verificarlo. Se si invia invece da programma di posta, di default il messaggio viene inviato con tale tipologia di ricevuta.

Come ogni invio di posta certificata la procedura comporta la ricezione di due distinti messaggi di conferma:

- la c.d. ricevuta di accettazione che invia il proprio gestore del servizio di posta certificata e che in sostanza attesta che il messaggio è stato regolarmente accettato dal sistema e costituisce prova dell'avvenuta spedizione con ora e data in cui è stata eseguita l'operazione; 

- la c.d. ricevuta di consegna che viene, invece, inviata dal gestore di posta certificata del destinatario e che attesta che la stessa è stata regolarmente messa a disposizione del destinatario stesso certificando, altresì, l'ora e la data dell'operazione e contiene una copia integrale del messaggio ivi inclusi gli allegati.

ATTENZIONE

La notifica di un atto si intende andata a buon fine unicamente con la ricezione da parte del mittente di entrambe le ricevute sopra indicate.
Nel caso in cui il destinatario, per qualsiasi motivo, non possa ricevere il messaggio (es: perchè l'indirizzo è scaduto e non è stato rinnovato) al mittente arriverà una ricevuta di mancata consegna che ne specificherà i motivi.

Per le notificazioni a mezzo pec l'avvocato non ha l'obbligo di inserire la relativa formalità nel registro cronologico delle notifiche, così come avviene per quelle effettuate in modalità cartacea.

Se tutte le operazioni sopra indicate sono state effettuate correttamente la notifica potrà intendersi correttamente eseguita.

Resta, dunque, da esaminare unicamente come si fa a dimostrare in sede giudiziale che appunto tale operazione si sia correttamente perfezionata.

Come detto sopra la prova della regolare notifica è costituita dai file del messaggio inviato contenenti la ricevuta di avvenuta accettazione e di avvenuta consegna che contiene anche copia degli atti materialmente trasmessi al destinatario.

Pertanto quando sia necessario dimostrare in sede giudiziale il perfezionamento della notifica sarà necessario depositare copia dei detti file.

Per fare ciò è possibile procedere in via alternativa attraverso due modalità e, cioè o in via telematica ovvero, in via cartacea.

- deposito in via telematica

La possibilità di deposito di tali ricevute in via telematica è possibile soltanto a far data dal 24 febbraio 2014, momento a partire dal quale sono state aggiornate le specifiche tecniche dei formati di file che è possibile inviare, nonchè sono stati adeguati i sistemi ministeriali per metterli in condizione di riceverli.

Sono stati infatti inseriti tra i formati di file accettati dai sistemi quelli con estensione .eml e .msg normalmente utilizzati per i messaggi di posta elettronica.

Al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, deve procedersi al deposito telematico dei suddetti file utilizzando i seguenti passaggi:

- salvare entrambe le ricevute (accettazione e consegna) nel formato proposto dal client di posta utilizzato o dalla webmail in formato .eml o .msg;
- predisporre un deposito telematico nel procedimento giudiziario a cui le notifiche si riferiscono (attraverso il software utilizzato a tal fine) dell'atto principale notificato, inserendo i file delle ricevute tra gli allegati e completando la procedura sino alla creazione della busta;
- inviare a mezzo pec la busta contenente atto e ricevute all'indirizzo pec dell'ufficio giudiziario presso cui pende il procedimento

- deposito in via cartacea

Qualora si preferisca depositare tali ricevute in forma cartacea si potrà procedere con l'ʹesibizione della prova della notificazione stampata su carta. 

A tal fine è necessario stampare:

- il messaggio di PEC di invio della notificazione e tutti gli atti allegati;

- la ricevuta di accettazione;

- la ricevuta di avvenuta consegna; 

Per ogni documento dovrà essere attestata la sua conformità ai documenti informatici da cui sono tratte tramite apposizione (ad esempio in calce o a tergo) su ciascun documento della relativa dichiarazione ad esempio del seguente tenore:

"Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1 bis e 6 comma 1della L. 53/94 e dell’art. 23 comma 1 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta avendo cura di inserire ove si tratti dell’attestazione di conformità di un atto informatico sottoscritto con firma digitale anche l'espressione "regolarmente sottoscritto con firma digitale del procuratore nominato"

e quindi procedere alla sottoscrizione da parte dell'avvocato. 

A momento dell'esibizione o del deposito nella relativa procedura dell'atto notificato va apposta una marca da bollo in misura variabile a seconda del numero dei destinatari della notificazione che va corrisposta o, con pagamento telematico (se trattasi di documento depositato telematicamente) ovvero previa materiale apposizione della marca sugli atti.

In ogni caso fino a 2 destinatari andrà corrisposta una marca da €2,58, da 3 a 6 destinatari da €7,75 ed infine da 7 o più destinatari da €12,39. 

Per tutti gli approfondimenti normativi e per leggere i testi delle disposizioni in vigore periodicamente aggiornati è possibile consultare il sito ministeriale all'indirizzo http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_26.wp