In questi giorni desta sempre più preoccupazione il diffondersi ormai incontrollato del Coronavirus per il quale (almeno ad oggi 9 marzo 2020) l'Italia vanta il triste primato dei decessi.
L'intero mondo economico e professionale si sta fermando, l'attività giudiziaria è ormai ridotta ai minimi termini e probabilmente se il trend di crescita rimarrà tale non vi sarà più spazio per trattare neppure le questioni giudiziarie più urgenti e indifferibili.
E' facile cadere nello sconforto soprattutto perchè è una situazione nella quale almeno per ora non è possibile fare previsioni, nè ipotizzare date di presumibile ritorno alla normalità.
Certamente la tutela della salute riveste un ruolo primario rispetto a tutte le altre esigenze ma bisogna resistere per continuare a garantire la tutela dei diritti degli individui, attività che viene normalmente svolta da chi esercita la professione legale.
Eppure già in questo primo giorno di (quasi) stop all'attività giudiziaria (così come previsto dal DL dell'8.03.2020) si respira un'aria pesante, non appare nessun orizzonte possibile di ripresa e, dunque, per molti colleghi avvocati (compreso chi sta scrivendo) penso che sia molto facile lasciarsi prendere dallo sconforto.
Bisogna, però, cercare di reagire in qualche maniera sfruttando non solo le capacità di sintesi e di elaborazione che normalmente utilizziamo nella pratica quotidiana, ma soprattutto utilizzando metodi e sistemi che ci consentono di continuare a lavorare con la medesima efficacia anche riducendo del tutto (o quasi) i contatti diretti al fine di contenere al minimo il rischio di contagio.
Mi permetto allora con questo contributo di lanciare qualche suggerimento traendo spunto da metodi e strumenti organizzativi da me già utilizzati in condizioni di normalità ma forse troppo spesso sottovalutati durante i periodi "ordinari".
Siamo infatti in un momento straordinario che non ha precedenti nella storia del nostro Paese e non possiamo permetterci di continuare a far diffondere il contagio per la salute e la sopravvivenza di tutti, ognuno facendo la sua parte.
Come avvocati, per quanto possibile non possiamo fermarci e dobbiamo continuare a svolgere la nostra attività così importante di tutela dei diritti delle persone, pur cambiando in maniera radicale il nostro modo di lavorare e probabilmente così potremo dare un contributo decisivo a rallentare la diffusione del virus.
Di seguito riporto ciò che a mio modesto parere potremmo attuare già da oggi per far andare in questa direzione il nostro lavoro.
Deposito atti e contributo unificato
Il Decreto Legge dell'8.03.2020 ha già previsto che fino al 31 maggio 2020, gli atti siano depositati esclusivamente con modalità telematiche e che anche il versamento delle somme dovute a titolo di contributo unificato sia assolto con sistemi telematici.
Al di là del momento di emergenza proviamo però a vedere in questa norma una rivoluzione "culturale" del nostro modo di agire.
Personalmente sono almeno quattro anni che non deposito un atto in modalità cartacea e almeno tre che non pago un contributo unificato con la marca lottomatica o equivalente sistema analogico (es: F23).
Credo che sia arrivato il momento per entrare in quest'ottica abbandonando definitivamente il sistema cartaceo sostituendolo del tutto con quello digitale. Una scelta del genere non solo deve essere dettata dal momento contingente ma soprattutto va colta come risorsa per il futuro.
Redazione atti e condivisione documenti
Spesso ci troviamo a collaborare nella redazione degli atti con altri colleghi ovvero a scambiare versioni anche con i clienti. Anche qui dobbiamo cogliere l'occasione per abbandonare l'idea della "bozza" cartacea che stampiamo e rileggiamo insieme agli altri annotando con una penna le correzioni da effettuare.
Esistono diversi sistemi (anche gratuiti) disponibili in rete con i quali è possibile lavorare in maniera collaborativa su files e documenti (es: documenti di testo e fogli di calcolo) tra i quali segnaliamo Google Documenti e Google Drive liberamente utilizzabili previa creazione di un account google.
Utilizzando Google Documenti è possibile lavorare contemporaneamente su un file (es: un documento di testo) sul quale vengono annotate le modifiche e anche gli eventuali commenti prodotti in tempo reale dai singoli utenti.
Utilizzando Google Drive è possibile archiviare virtualmente diversi tipi di file (fino a 15 gb in forma gratuita) e condividerli con altri utenti consentendo loro l'accesso e la possibilità di modifica degli stessi.
Esistono altre piattaforme di condivisione documenti parimenti valide (sebbene con alcune piccole differenze) come Dropbox e Box attraverso le quali poter mettere a disposizione di qualunque soggetto abbia una connessione internet qualsiasi tipo di file.
In questo modo si può ridurre drasticamente il contatto fisico sia con altri colleghi che con clienti con i quali si ha la necessità di esaminare congiuntamente documenti e files di varia natura.
Ricordo in ogin caso che gli editor di testo più comunemente utilizzati (es: pacchetto Office e applicazioni open source più diffuse come Libreoffice o Openoffic) dispongono della possibilità di inserire delle note a commento sui testi.
Quindi qualora preferite utilizzare metodi più tradizionali di condivisione (es: trasmissione bozza documenti via e-mail) potete effettuare le annotazioni sul documento in modo tale che il destinatario che deve effettuare delle revisioni può visualizzarle immediatamente.
INCONTRI E SESSIONI CON I CLIENTI
Come è noto l'attività professionale è in larga parte fatta di contatti interpersonali e incontri con diversi individui sia presso luoghi pubblici (es: uffici giudiziari, sedi di aziende, uffici della PA, ecc..) che privati (es: il nostro studio).
Per evitare di esporre sia noi stessi che i nostri collaboratori o colleghi di studio al rischio di contagio possiamo eliminare o comunque ridurre al minimo gli incontri personali con i clienti con i colleghi o le controparti utilizzando piattaforme di comunicazione ormai diffuse e liberamente accessibili a tutti.
Tra queste segnaliamo Skype, Google Hangouts, Facetime per arrivare al più comune Whatsapp.
Con alcune (es: Skype o Facetime) è possibile effettuare chiamate o video chiamate di gruppo consentendo così anche sessioni multiple e non solo individuali.
In tal modo è possibile anche erogare servizi di consulenza legale che normalmente sono espletati presso lo studio o in altri luoghi (es: sedi di assemblee condominiali) semplicemente collegandosi tramite due computer o tramite altri dispositivi quali telefoni cellulari o tablet.
Allo stesso modo è possibile organizzare incontri di mediazione ovvero di negoziazione assistita evitando il contatto diretto tra le persone.
PAGAMENTI
E' possibile evitare anche la frequentazione di luoghi affollati per effettuare pagamenti attraverso l'utilizzo di piattaforme digitali ormai messe a disposizione di ogni fornitore di servizi (es: corrente elettrica, telefonia, ecc..) ovvero per l'adempimento di obbligazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione (con il sistema PagoPA).
ACCESSO AD UFFICI PUBBLICI E RICHIESTA DI DOCUMENTI
Ogni Pubblica Amministrazione a livello nazionale è dotata di un indirizzo di posta elettronica liberamente consultabile sul sito www.indice.pa.gov.it sul quale poter inviare qualsiasi tipo di richiesta ufficiale che normalmente può essere indirizzata in via cartacea, ad esempio, anche per ottenere documenti di vario genere (es: anagrafici).
Allo stesso modo numerose pubbliche amministrazioni consentono l'accesso ai propri portali al fine di formulare le medesime richieste, previa apposita identificazione tramite CNS (Carta Nazionale dei servizi normalmente contenuta nei nostri dispositivi di firma digitale), SPID (servizio liberamente attivabile in forma gratuita da diversi fornitori) ovvero tramite registrazione con rilascio di apposite credenziali.
L'accesso al Portale dell'Agenzia delle Entrate consente, ad esempio, tra le altre cose, oltre che di consultare le propria posizione personale anche di effettuare in forma gratuita ricerche catastali o anche pagare imposte e tributi (es: imposta di registro).
In sintesi e per concludere possiamo affermare che la tecnologia moderna ci consente di eseguire, anche nella professione, operazioni che un tempo non era possibile effettuare se non attraverso strumenti tradizionali e che oggi più che mai devono fornirci un supporto per affrontare in maniera responsabile questo momento di crisi e di preoccupazione per la salute di tutti.
E allora il mio invito è a non isolarsi, anche se non possiamo incontrarci di persona possiamo continuare a lavorare a confrontarci e a collaborare sfruttando la tecnologia continuando a tutelare, per quanto possibile, i diritti dei nostri clienti, in maniera responsabile, cercando di fare la nostra parte per contenere l'avanzata del virus.
E' uno sforzo di natura anche culturale e un passo avanti che dobbiamo fare tutti, per noi, per la nostra professione, per i nostri cari, per il Paese intero.
Buon lavoro a tutti.
Utilizzando Google Drive è possibile archiviare virtualmente diversi tipi di file (fino a 15 gb in forma gratuita) e condividerli con altri utenti consentendo loro l'accesso e la possibilità di modifica degli stessi.
Esistono altre piattaforme di condivisione documenti parimenti valide (sebbene con alcune piccole differenze) come Dropbox e Box attraverso le quali poter mettere a disposizione di qualunque soggetto abbia una connessione internet qualsiasi tipo di file.
In questo modo si può ridurre drasticamente il contatto fisico sia con altri colleghi che con clienti con i quali si ha la necessità di esaminare congiuntamente documenti e files di varia natura.
Ricordo in ogin caso che gli editor di testo più comunemente utilizzati (es: pacchetto Office e applicazioni open source più diffuse come Libreoffice o Openoffic) dispongono della possibilità di inserire delle note a commento sui testi.
Quindi qualora preferite utilizzare metodi più tradizionali di condivisione (es: trasmissione bozza documenti via e-mail) potete effettuare le annotazioni sul documento in modo tale che il destinatario che deve effettuare delle revisioni può visualizzarle immediatamente.
INCONTRI E SESSIONI CON I CLIENTI
Come è noto l'attività professionale è in larga parte fatta di contatti interpersonali e incontri con diversi individui sia presso luoghi pubblici (es: uffici giudiziari, sedi di aziende, uffici della PA, ecc..) che privati (es: il nostro studio).
Per evitare di esporre sia noi stessi che i nostri collaboratori o colleghi di studio al rischio di contagio possiamo eliminare o comunque ridurre al minimo gli incontri personali con i clienti con i colleghi o le controparti utilizzando piattaforme di comunicazione ormai diffuse e liberamente accessibili a tutti.
Tra queste segnaliamo Skype, Google Hangouts, Facetime per arrivare al più comune Whatsapp.
Con alcune (es: Skype o Facetime) è possibile effettuare chiamate o video chiamate di gruppo consentendo così anche sessioni multiple e non solo individuali.
In tal modo è possibile anche erogare servizi di consulenza legale che normalmente sono espletati presso lo studio o in altri luoghi (es: sedi di assemblee condominiali) semplicemente collegandosi tramite due computer o tramite altri dispositivi quali telefoni cellulari o tablet.
Allo stesso modo è possibile organizzare incontri di mediazione ovvero di negoziazione assistita evitando il contatto diretto tra le persone.
PAGAMENTI
E' possibile evitare anche la frequentazione di luoghi affollati per effettuare pagamenti attraverso l'utilizzo di piattaforme digitali ormai messe a disposizione di ogni fornitore di servizi (es: corrente elettrica, telefonia, ecc..) ovvero per l'adempimento di obbligazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione (con il sistema PagoPA).
ACCESSO AD UFFICI PUBBLICI E RICHIESTA DI DOCUMENTI
Ogni Pubblica Amministrazione a livello nazionale è dotata di un indirizzo di posta elettronica liberamente consultabile sul sito www.indice.pa.gov.it sul quale poter inviare qualsiasi tipo di richiesta ufficiale che normalmente può essere indirizzata in via cartacea, ad esempio, anche per ottenere documenti di vario genere (es: anagrafici).
Allo stesso modo numerose pubbliche amministrazioni consentono l'accesso ai propri portali al fine di formulare le medesime richieste, previa apposita identificazione tramite CNS (Carta Nazionale dei servizi normalmente contenuta nei nostri dispositivi di firma digitale), SPID (servizio liberamente attivabile in forma gratuita da diversi fornitori) ovvero tramite registrazione con rilascio di apposite credenziali.
L'accesso al Portale dell'Agenzia delle Entrate consente, ad esempio, tra le altre cose, oltre che di consultare le propria posizione personale anche di effettuare in forma gratuita ricerche catastali o anche pagare imposte e tributi (es: imposta di registro).
In sintesi e per concludere possiamo affermare che la tecnologia moderna ci consente di eseguire, anche nella professione, operazioni che un tempo non era possibile effettuare se non attraverso strumenti tradizionali e che oggi più che mai devono fornirci un supporto per affrontare in maniera responsabile questo momento di crisi e di preoccupazione per la salute di tutti.
E allora il mio invito è a non isolarsi, anche se non possiamo incontrarci di persona possiamo continuare a lavorare a confrontarci e a collaborare sfruttando la tecnologia continuando a tutelare, per quanto possibile, i diritti dei nostri clienti, in maniera responsabile, cercando di fare la nostra parte per contenere l'avanzata del virus.
E' uno sforzo di natura anche culturale e un passo avanti che dobbiamo fare tutti, per noi, per la nostra professione, per i nostri cari, per il Paese intero.
Buon lavoro a tutti.
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