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mercoledì 12 dicembre 2012

Come cambia (almeno secondo me) la borsa dell'avvocato telematico

Affrontiamo oggi un argomento, probabilmente un pò off topic (ndr per i non avvezzi alle conversazioni in rete vuol dire fuori tema) rispetto al solito taglio di approfondimento che cerchiamo di mantenere in questo blog.

Questo contributo nasce da una riflessione personale e da una modalità organizzativa di lavoro, altrettanto personale che, comunque, ritengo non sia del tutto scollegata da questioni di carattere giuridico in campo informatico anche in vista della prossima entrata da protagonista della tecnologia nell'ambito del processo.

Fino ad oggi chi ha esercitato la professione di avvocato è stato generalmente abituato ad utilizzare la classica borsa di dimensioni medio-grandi, idonea cioè a trasportare con sè fascicoli, documenti e codici normativi.

La necessità di portare con sè per le aule e nei corridoi degli uffici giudiziari pesanti volumi e fascicoli, in realtà, già oggi, è parzialmente venuta meno e, ancor di più ciò accadrà nei prossimi anni, con la definitiva entrata in vigore del processo telematico (prevalentemente in campo civile, ma non solo) di cui abbiamo, in parte, già parlato nei precedenti post, consentendo un progressivo alleggerimento delle cartelle dei professionisti legali.

Stante già l'attuale situazione e in previsione del futuro da circa un anno, ho deciso di cambiare la modalità organizzativa dello studio e della gestione dei fascicoli e ciò non poteva non avere conseguenze anche sul tipo di borsa professionale e sul suo contenuto.




Per capirci meglio partiamo dunque dal descrivere il modo in cui stiamo organizzando il nostro lavoro.

Ogni nuovo fascicolo che apriamo in studio viene, infatti, digitalizzato e archiviato in modo da poter essere consultato on line anche al di fuori dell'ufficio.

Per i vecchi fascicoli già aperti non sarà semplice adeguarsi in tempi rapidi, ma stiamo progressivamente provvedendo in tal senso.

Questo ci consente, dunque, di accedere al contenuti dei singoli fascicoli (atti, documenti, corrispondenza, ecc..) attraverso qualsiasi dispositivo che sia dotato di una connessione internet (computer portatile, fisso, smartphone o tablet) evitando così l'onere di portare con se materialmente tutta la documentazione cartacea.

Riguardo ai codici e alle raccolte normative, ormai sono facilmente reperibili in rete delle versioni in formato digitale assolutamente attendibili e sempre aggiornate (consiglio in proposito i codici di Altalex) e sono altresì, disponibili delle applicazioni da scaricare per il proprio tablet o smartphone che assolvono alla stessa funzione (tra tutte consiglio I Codici Cedam).

Anche in questo caso basta avere con sè un telefono cellulare evoluto o un tablet per poter comodamente accedere ai codici e a tutte le raccolte normative in nostro senza caricarsi del peso di voluminosi libri, beneficiando, tra l'altro di sistemi di ricerca più rapidi ed evoluti di quello di sfogliare le pagine manualmente per cercare l'articolo di nostro interesse.

Alla stessa maniera sono ormai disponibili le versioni digitali di libri o manuali di diritto acquistabili a prezzo notevolmente inferiore a quelli cartacei e comodamente accessibili nella stessa modalità sopra descritti. In proposito segnalo già la presenza di numerosi titoli della biblioteca del Sole 24 Ore, oltre alle note riviste del settore, già consultabili, sempre in formato elettronico.

Inoltre può essere estremamente utile avere uno strumento che sopperisca all'esigenza di fare le solite fotocopie di documenti o verbali di udienza in Tribunale e, magari trovarli già presso il proprio studio.

Senza dover sopportare spese particolarmente elevate (quali scanner portatili o simili) è sufficiente utilizzare uno smartphone o un tablet dotato di fotocamera in combinazione con un'applicazione che consenta la sincronizzazione tra vari dispositivi.

Tra tutte le applicazioni disponibili, quella più funzionale (e peraltro gratuita), ritengo sia Evernote (liberamente scaricabile per tutte le principali piattaforme quali Android, Blackberry, Apple, Windows) che consente, tra altre cose, come quelle di avere un taccuino a disposizione o registrare pro memoria vocali, di archiviare scansioni digitali di documenti eseguite con la fotocamera del dispositivo cellulare o tablet che potremo comodamente ritrovare sul nostro computer di studio senza dover fare nulla di più che avere a disposizione una connessione internet.

Avere, inoltre, sempre a disposizione i propri file su un tablet (quali ad esempio gli atti a cui stiamo lavorando) consente di lavorare su di essi comodamente anche fuori studio (es: in Tribunale mentre siamo in attesa che la nostra causa sia chiamata) e, sempre, tramite il servizio di sincronizzazione trovarli già modificati sul nostro computer di studio.

Naturalmente per eseguire tali operazioni è necessario utilizzare un sistema di sincronizzazione (tra i tanti disponibili sia in versione gratuita che a pagamento quali Google Drive, Dropbox, Box, Icloud o Spideroak) e avere sempre disponibile una connessione internet.

Qualora, nel luogo in cui ci troviamo non sia accessibile una rete wi-fi, è dunque, opportuno dotarsi di un tablet che abbia connessione internet autonoma tramite proprio fornitore telefonico.

Sincronizzare, inoltre, un tablet o il proprio smartphone con la propria agenda legale elettronica di studio consente inoltre di aggiornare in tempo reale appuntamenti e rinvii di udienza, avendo peraltro sottomano tutte le date in cui siamo impegnati, evitando così sovrapposizioni di date ed orari ed, anche in questo caso, trovando il tutto già sistemato al nostro rientro in studio.

Per farlo ritengo che uno dei migliori servizi sia quello offerto da Google Calendar che funziona perfettamente, sia utilizzandolo semplicemente nella sua versione web, che configurando appositamente i più noti programmi di gestione appuntamenti, quali ICal, Outlook, Windows Live e simili.

Infine, per chi ha la necessità di effettuare delle presentazioni del tipo Power point (es: durante corsi o convegni) un tablet è un ottimo strumento per portar con se i file e collegarlo (previo acquisto del giusto cavetto) direttamente ad un video proiettore senza portare con sè altri dispositivi più pesanti come dei computer portatili.

In tali occasioni potrà essere utile utilizzare il proprio smartphone o eventualmente un lettore mp3 per registrare interventi, lezioni o anche per registrare se stessi....

Personalmente ritengo (ma ribadisco è solo un'opinione personale) che una simile organizzazione semplifichi molto la vita professionale e renda decisamente più rapidi una serie di operazioni e procesi che fino a qualche tempo fa non potevano neppure eseguite fuori studio ovvero richiedevano molto tempo.

E' questo il motivo per cui, a partire dal nuovo anno accantonerò definitivamente la classica borsa professionale per passare ad una più pratica e funzionale cartella "Messenger" (come quella ritratta in foto) nella quale inserire diversi oggetti che mi aiutino ad organizzare la mia giornata lavorativa nella modalità sopra descritta pur non indicandone i relativi marchi per non fare pubblicità.

Nella cartella, a seconda delle esigenze, potranno trovare posto i seguenti oggetti:

- uno smartphone (naturalmente dotato di connessione internet);
- un tablet  da 10 pollici (personalmente lo preferisco a quello da 7, in quanto più leggibile) che si possa collegare alla rete, sia in modalità wifi che in modalità dati cellulare;
- una penna per tablet per scrivere, sottolineare o evidenziare documenti digitali;
- un cavo per la connessione video del tablet e un cavo VGA per collegarlo ad un video proiettore o ad un altro ingresso video;
- un lettore mp3 con relativi auricolari;
- cavi di ricarica e cavi di connessione dei dispositivi;
- una pen drive usb (per eventuale trasferimento o acquisizione di file che non sia possibile effettuare tramite tablet o smartphone);

e per non mettere completamente da parte la "tradizione"
:
- qualche penna, una matita, un taccuino cartaceo e magari un evidenziatore...

Senza considerare, infine, che, vista la dimensione ed il peso piuttosto contenuti degli oggetti sopra indicati, se proprio non si riesce ad abbandonare l'idea di portare con sè dei codici o qualche documento, una borsa del tipo messenger sarà sufficientemente capiente per contenerli.....

Buon lavoro a tutti




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