Il deposito telematico del fascicolo di parte in grado di appello: un'occasione per essere più digitali

Dopo qualche anno dall'introduzione del processo civile telematico non è infrequente imbattersi nella situazione in cui, dopo aver concluso un giudizio di primo grado (nel quale i documenti e gli atti sono tutti o quasi prevalentemente cartacei), è possibile costituirsi telematicamente in appello, pur con la necessità di allegare, unitamente alla memoria di costituzione (ovvero all'atto introduttivo dell'appello) il fascicolo di parte che invece è nato come cartaceo.

Ebbene, per quello che si nota negli uffici giudiziari, molto spesso l'avvocato che sceglie di costituirsi telematicamente in appello deposita il proprio atto introduttivo in formato digitale, preoccupandosi poi di allegare al fascicolo di ufficio dell'appello il proprio fascicolo di parte nella sua forma cartacea originale.

Invero, seppur tale scelta sia quantomeno formalmente corretta, a mio parere produce diversi effetti negativi per tutte le parti coinvolte nel processo e per lo stesso ufficio giudiziario che dovrà esaminare i documenti in esso contenuti.

Innanzitutto in tal modo si crea un fascicolo "ibrido" nel senso che,  pur nascendo telematico si trova ad essere formato in parte da documenti digitali (e cioè quelli depositati per la sua introduzione: es. ricorso, sentenza in formato elettronico, ecc..) e in parte da documenti cartacei (tra cui i fascicoli di parte del giudizio di primo grado).

In tal modo l'avvocato che intende costituirsi per il convenuto e magari non è lo stesso che lo ha assistito nel giudizio di primo grado non ha accesso immediato a tutti i documenti prodotti nella fase precedente ma è costretto a recarsi in cancelleria per visualizzare quelli appunto depositati in forma cartacea.

Allo stesso modo i giudici dell'ufficio giudiziario di secondo grado nel momento in cui si trovano ad esaminare il fascicolo non possono procedere accedendo solo alla piattaforma telematica ma devono necessariamente farsi consegnare dalla cancelleria i documenti cartacei ancora presenti nel fascicolo.

Tale situazione, dunque, non solo produce una sorta di "doppio binario" (compresenza di documenti analogici e digitali contemporaneamente) in un procedimento che nasce soltanto in via telematica ma comporta per tutte le parti coinvolte un maggior dispendio di tempo per l'esame dei documenti e per il recupero degli stessi.

Fortunatamente è possibile ovviare a tale problema scegliendo di depositare in via telematica anche il fascicolo cartaceo di parte già allegato nel giudizio di primo grado, superando così le criticità sopra evidenziate snellendo, peraltro, anche il contenuto e i volumi dei fascicoli di ufficio presenti nelle cancellerie troppo spesse sovraccariche oltre la loro capacità.

Per farlo è necessario seguire questi passaggi.

1) ritirare il fascicolo di primo grado dalla Cancelleria dell'ufficio presso il quale è stato celebrato il giudizio;

2) creare sul proprio computer un'apposita cartella con una denominazione tipo "giudizio di primo grado"

Come vedremo in seguito la cartella servirà a raccogliere tutto il contenuto del fascicolo di primo grado che dovrà essere depositato nel giudizio di appello;

3) digitalizzare il contenuto del fascicolo di parte cartaceo e cioè sia degli atti che dei documenti.

Verosimilmente gli atti saranno in gran parte digitali considerato che a far data dal 30.06.2014 (e tuttora) solo il primo atto può essere depositato in forma cartacea mentre quelli successivi in formato elettronico. E' però possibile che trattandosi di giudizi più vecchi anche altri atti siano ancora in formato analogico (es: memorie 183, istanze, ecc..).

Atti di parte originariamente digitale

Per gli atti che in primo grado sono stati elaborati in formato digitale è sufficiente procedere in tal modo:

a) entrare, previa autenticazione, nel fascicolo telematico del giudizio primo grado tramite punto di accesso (es: PST.GIUSTZIA.IT) e scaricarli sul proprio computer scegliendo la forma del "duplicato informatico". Saranno dunque scaricati in formato .p7m e cioè con la firma digitale Cades già apposta al momento del deposito;

- inserirli nella cartella precedentemente creata.

Ricordiamo che per questo tipo di atti non è necessario predisporre alcuna attestazione di conformità in quanto gli stessi sono dei duplicati informatici e cioè i medesimi "originali" trasmessi al momento del deposito

Atti di parte originariamente cartacei

Per gli atti che in primo grado sono stati elaborati in formato cartaceo (es: comparsa di costituzione e/o successive memorie) procedere come segue:

a) scansionarli in formato .pdf (possibilmente con una risoluzione non superiore ai 200 dpi ma anche 150 va bene per non appesantire troppo il deposito che ricordiamo deve essere inferiore a 30 MB);

b) rinominarli a seconda della loro natura (es: comparsa-costituzione.pdf, memoria183-1.pdf, ecc..);

c) creare un'attestazione di conformità seguendo le disposizioni degli articoli 16 decies e undecies comma 2 o 3 del DL. 179/12 e quindi, o inserendo l’attestazione all’interno del PDF o predisponendo l’attestazione di conformità su documento informatico separato.

Personalmente preferisco sempre la procedura dell'attestazione di conformità all'interno dello stesso atto in quanto è più semplice e soprattutto non prevede la creazione di altri file.

Per procedere in tal senso è necessario creare una casella di testo all'interno del file ottenuto dalla scansione attraverso un elaboratore di file pdf (si può tranquillamente fare con Acrobat Reader ovvero per chi usa i Mac anche con il programma Anteprima) e nella stessa inserire la formula dell'attestazione di conformità.

Diversamente è possibile creare un'attestazione di conformità su un file separato creato con un editor di testi (es: word o libre office) e trasformato in PDF semplicemente inserendo all'interno della stessa i nomi dei file (nell'esempio di sopra comparsa-costituzione.pdf)  e descrivendo nell'attestazione stessa i tipi di atti a cui si riferisce.

Per creare una formula corretta se non si vuole procedere in proprio consiglio di utilizzare l'apposito software disponibile online sul sito di avvocatoandreani.it inserendo tutti i dati e scegliendo appunto se si preferisce la formula all'interno dello stesso documento ovvero quella del documento separato.

d) sottoscrivere digitalmente l'atto (se si è scelta la prima formula) ovvero il documento separato in formato .p7m o in formato Pades (PDF)

e) inserirli nella cartella precedentemente creata.

Documenti di parte

Quanto ai documenti di parte la procedura è più semplice in quanto non è necessario attestarne la conformità agli originali, trattandosi appunto di documenti.

Per farlo è possibile procedere come segue:

- scansionare l'intero fascicolo di parte

- creare o un file unico ovvero tanti file quanti erano gli allegati al fascicolo di primo grado;

- rinominare il file unico (es: allegati-primogrado.pdf) ovvero i singoli file (es: allegato1.pdf, allegato2.pdf), il tutto possibilmente rispettando l'ordine di allegazione del fascicolo di primo grado

- inserire i file pdf nella cartella precedentemente creata

3) creare un indice

E' importante creare un indice che riproduce il contenuto di tutto quello che si sta depositando e che segue la stessa numerazione del fascicolo di primo grado inserendo nell'ordine quanto viene allegato compresi gli atti.

E' possibile crearlo con un editor di testo (es: word o libre office) e trasformarlo in formato .pdf e quindi inserirlo nella stessa cartella precedentemente creata.

4) controllare il contenuto della cartella

La cartella creata e nominata ad esempio fascicolo-primogrado dovrà dunque contenere:

- l’atto (o gli atti) in PDF immagine scansionati contenenti l’attestazione di conformità al suo interno;

- ovvero qualora si sia scelto di attestarla su un documento separato l’attestazione di conformità in formato .pdf sottoscritto digitalmente;

gli atti originariamente nati come digitali ed estratti dal fascicolo di primo grado (in formato .p7m senza attestazione di conformità);

- i documenti contenuti nel fascicolo di primi grado;

- l’indice dei singoli atti/documenti allegati.

In questa maniera l'intero contenuto del fascicolo di primo grado è stato digitalizzato e potrà essere depositato telematicamente insieme all'atto di costituzione in appello;

5) depositare telematicamente il fascicolo di parte di primo grado.

Per depositare telematicamente in appello il fascicolo di primo grado è sufficiente procedere come segue:

- comprimere in formato zip la cartella precedentemente creata (es: fascicolo primo-grado) che diventerà un file dal nome fascicolo-primogrado.zip (N.B: solo in tal modo è possibile inserirla come allegato in uno al deposito dell'atto principale);

- allegare utilizzando il proprio software per il deposito atti al deposito principale (es: la comparsa di costituzione in appello) la cartella compressa come "allegato semplice";

- inviare il deposito telematico

In tal modo avremo effettuato un deposito telematico "completo" nel senso che unitamente alla nostra memoria di costituzione in appello ci saranno in formato digitale tutti gli atti e i documenti che avremmo invece depositato in formato cartaceo.

A partire da quest'anno (2020) il nostro studio ha deciso come prassi di procedere in tal senso con tutti i fascicoli di secondo grado non producendo, quindi, più in cancelleria il fascicolo cartaceo (tranne nell'ipotesi in cui sia espressamente richiesto) ma creando un fascicolo completamente elettronico anche con riferimento alla fase precedente in caso di costituzione in appello.

E' un piccolo passo sia per concretizzare il percorso di digitalizzazione dello studio che per attuare il c.d. "pensiero paperless" (ne avevamo parlato qui in un altro post), una scelta che in futuro potrà rendere sempre più sostenibile la professione, con la speranza che anche grazie al presente contributo sempre più colleghi decidano di operare in tal senso.

Noi stiamo provando a vincere questa sfida, perchè non provate anche voi ?

Grazie e buon lavoro a tutti.