Il pensiero "paperless": perchè (almeno secondo me) già oggi è indispensabile per un avvocato cambiare il proprio rapporto con i documenti.

Sempre più spesso, anche se forse non tanto in ambito legale sentiamo parlare dell'espressione "paperless" che letteralmente è traducibile dall'inglese  "senza carta".

Con questo termine si tende, cioè, ad indicare quel processo che consente di gestire tutta una serie di operazioni che generalmente (e mi permetto di aggiungere per retaggio culturale) si è abituati ad espletare tramite documenti cartacei (c.d. "analogici") senza carta utilizzando cioè al loro posto documenti digitali.

Invero la distinzione tra documento analogico e documento digitale nella legislazione italiana è ormai risalente di circa 15 anni e cioè sin dalla prima stesura del Codice dell'Amministrazione Digitale (c.d. CAD) contenuto nel Dlgs n. 82 del 7 marzo 2005.

Ciononostante, sebbene negli ultimi 15 anni tale normativa abbia subito diverse correzioni e modifiche che ne hanno aggiornato i contenuti, non si è parallelamente sviluppata nella società, nella Pubblica Amministrazione e sopratutto nella cultura professionale un approccio diverso al documento rispetto all'idea tradizionalmente "cartacea" dello stesso.

Se è pur vero che nella cultura di massa la digitalizzazione è ormai presente questa si limita soprattutto alla comunicazione interpersonale (tramite l'utilizzo massiccio di strumenti di messaggistica, social network, ecc..), mentre il rapporto con gli Enti, le Istituzioni ed i professionisti, nell'immaginario collettivo è ancora fondato su una forte base "analogica".

Ciò evidentemente è il frutto di una mancata sensibilizzazione dei cittadini, sia dal punto di vista istituzionale che informativo in genere, ma mi permetto di aggiungere, che in tale processo non hanno fatto a pieno la loro parte neppure i "professionisti" che ogni giorno sono alle prese con i documenti (vedi avvocati, notai, commercialisti, ecc..).

Non potendo esprimere in maniera compiuta opinioni e giudizi su altri professionisti del settore mi pare più corretto limitare tale indagine agli avvocati (categoria della quale chi scrive fa parte) e formulare alcune osservazioni sull'inevitabile percorso (almeno a mio parere) al quale siamo chiamati per essere produttivi ed efficaci già nel presente e non solo nell'immediato futuro.

Certo è vero, da sempre la professione dell'avvocato (sin dai tempi dell'Azzecarbugli di manzoniana memoria) è identificata con le carte, i volumi, i fascicoli, più volgarmente detti "le scartoffie" che ancora oggi continuano a popolare in maniera invasiva gli scaffali degli studi legali.

E' ovvio che sino a quando la carta è stato l'unico mezzo sul quale produrre documenti, tale situazione è stata inevitabile, sebbene, qualche utile accorgimento, per ridurne il consumo e/o comunque più in genere l'accumulo già da diverso tempo era attuabile (penso ad esempio ad una corretta gestione dei fascicoli, alla stampa dei documenti in modalità fronte/retro, ecc...).

Sebbene da almeno 15 anni l'utilizzo di strumenti di scansione o, comunque, più in genere di digitalizzazione dei documenti sia diventato ormai comune (tanto a livello privato che professionale), nella maggioranza dei casi legali non ha mai fatto realmente breccia negli studi legali, quantomeno sino al momento in cui la categoria si è "scontrata" con l'introduzione del processo civile telematico.

Prima di allora (sino al 30.06.2014), in gran parte degli studi, l'utilizzo del sistema informatico era perlopiù limitato alla produzione dell'atto (tramite software) e allo scambio di e-mail, ma l'atto stesso (e non di rado anche le e-mail) doveva necessariamente essere stampato in modalità cartacea per il successivo deposito o notifica e la stampa dell'email veniva conservata nel fascicolo cartaceo di studio.

Il primo impatto decisivo con il digitale è stato costituito dall'obbligatorietà del deposito telematico dei ricorsi per decreti ingiuntivo che ha rappresentato (in alcuni casi con non poca sofferenza e "resistenza") un primo timido cambio di approccio alla cultura documentale degli avvocati visto che, a partire da tale momento, si era costretti a produrre l'atto esclusivamente in formato digitale, a scansionare i documenti da allegare e quindi a trasmettere il tutto digitalmente in Tribunale.

Purtroppo la mancata obbligatorietà del deposito e/o trasmissione del primo atto introduttivo del processo in modalità telematica (essendo ancora oggi facoltativa la scelta) ha interrotto tale processo di crescita della "cultura digitale del documento", visto che tuttora si preferisce (almeno per la maggioranza dei casi) depositare un ricorso in modalità cartacea, piuttosto che telematica.

Una scelta diversa del legislatore avrebbe invece probabilmente fatto fare un salto di qualità sotto tale profilo.

L'atto cartaceo con sottoscrizione autografa (si pensi appunto al ricorso da depositare) continua, quindi, ad essere considerato un elemento avente una sorta di "quid pluris" rispetto al corrispondente atto informatico senza considerare invece gli indubbi vantaggi del digitale sotto vari profili (tra cui risparmio di tempo, di spese, riduzione degli accessi in Tribunale, ecc..).

A mio parere è invece necessario cambiare completamente approccio al documento in quanto tale, atteso che, con la tecnologia ormai a disposizione di tutti oggi è possibile "confezionare" documenti informatici, sottoscriverli, trasmetterli digitalmente (e addirittura poter loro conferire data certa) con valore legale assolutamente pari ai corrispondenti atti analogici autografi, senza doversi necessariamente spostare dal proprio ufficio.

E', cioè, indispensabile che il concetto di "documento" sia astratto dalla sua "materialità" ma venga piuttosto inteso in via principale come atto immateriale (nel quale ovviamente sono contenuti dati ed informazioni) che può viaggiare ed essere conservato in modalità digitale e soltanto in via residuale come atto cartaceo.

E' evidente che una simile impostazione necessita (a volte non senza fatica) un vero e proprio cambio di passo nel modo di produrre e trasmettere documenti ma è assolutamente indispensabile per il futuro della professione in termini di efficienza, produttività, nonchè risparmio di tempi e spese.

Esemplificando se io ho necessità di inviare una comunicazione la mia idea dovrebbe essere non quella di scrivere la lettera, stamparla, firmarla, scansionarla e poi inviarla via mail, ma semplicemente di scrivere la lettera, salvarla in pdf, apporre la firma digitale ed inviarla.

Passando ad un esempio un pò più avanzato, se devo sottoscrivere una transazione con altro collega (entrambi muniti di procura) perchè piuttosto che stamparla sottoscriverla e scambiarla non posso prima pensare a salvarla in pdf, sottoscriverla digitalmente, farla sottoscrivere al collega e poi apporre una marca temporale per conferire data certa ?

Perchè un ricorso per separazione devo introdurlo in modalità cartacea e non posso invece già  pensare come "scelta preliminare" di depositarlo in modalità telematica ?

Si potrebbero fare tanti altri esempi, ma il nodo principale è sempre lo stesso e cioè il modo di pensare  al documento da un'idea materiale ad una immateriale senza aver paura di perdere nulla nè in termini di valore, nè in termini di efficacia.

Discorso a parte merita poi la questione della scansione digitale dei documenti analogici.

Senza addentrarci in questa sede sul concetto di conservazione a norma dei documenti analogici scansionati in digitale (opzione da attuare quando si dovesse decidere di eliminare del tutto i corrispondenti documenti cartacei) possiamo però fare qualche cenno all'opportunità di una corretta gestione documentale delle scansioni.

Come è noto oggi il fascicolo processuale è informatico anche se per i motivi di cui sopra è spesso ibrido contenendo cioè sia documenti cartacei (quando l'atto introduttivo è cartaceo) sia documenti digitali (quelli prodotti dopo il primo atto).

Tale situazione comporta non pochi disagi sia in fase iniziale che successiva. Vediamo perchè.

Se decido di introdurre un procedimento in modalità telematica (e posso farlo anche se ad esempio ho dovuto notificare ad un privato una citazione in modalità cartacea) da quel momento tutti i documenti saranno presenti nel fascicolo telematico e ciò mi consentirà (con consultazione tramite punto di accesso) di averne sempre la disponibilità senza contare che averli già scansionati per il deposito mi consentirà di conservarli comunque già in locale sui miei sistemi in apposite cartelle.

Non solo, ma in questa maniera consentirò anche a chi si deve costituire (e cioè vale reciprocamente se dovrò costituirmi io un altro procedimento), di consultare tutti documenti allegati (previa predisposizione di un'istanza di visibilità da depositare in modalità telematica) senza doversi necessariamente recare in cancelleria.

Nei gradi successivi di giudizio poi il vantaggio di tale scelta è ancora più evidente, anzi direi determinante.

Come è noto per costituirsi in appello (sia come appellante che appellato) è necessario depositare il  proprio fascicolo di primo grado. Se il procedimento è nato come telematico basterà estrarre dal fascicolo di primo grado i relativi documenti e quindi riversarli come allegati nel fascicolo di appello, non solo evitando inutili code in Tribunale ma anche il trasporto di voluminosi (e spesso rovinati dall'usura) fascicoli cartacei. Ma vi è di più....

Se intendete proporre un ricorso per equa riparazione (c.d. legge Pinto) è necessario estrarre copia conforme di tutti gli atti dei vari gradi di giudizio applicando sulle corrispondenti copie cartacee diritti di copia in base al numero delle pagine dovendo non solo sopportare spese esorbitanti ma soprattutto attendere i vari tempi degli archivi per il reperimento dei fascicoli con tutte le difficoltà del caso.

Ebbene se i fascicoli di tutti i gradi di giudizio sono elettronici basterà estrarre le copie informatiche ed attestarne la conformità allegandoli poi al fascicolo (sempre telematico) del ricorso per equa riparazione.

Come detto in premessa, dunque, (e anche in tal caso potremmo continuare con altri esempi) la scelta del telematico "paga" non solo nell'immediato ma in tutte le fasi del processo.

L'importante però è l'approccio nel senso che, nella cultura legale, il digitale dovrebbe diventare la scelta principe ed il cartaceo solo quella secondaria se per qualsiasi motivo, (vedi ad esempio e purtroppo ancora il deposito dei ricorsi in Cassazione) non è possibile utilizzare lo strumento informatico.

Non solo, ma la scelta del telematico consente dall'origine di formare dei propri fascicoli di studio già informatici (attraverso ad esempio la creazione di apposite cartelle) e di poterne disporne immediatamente non solo, scusate l'espressione, "non dovendosi alzare dalla sedia" per consultarli, ma anche da remoto (es: tramite conservazione su cloud o su server di studio).

E ciò soprattutto in periodi come quelli appena trascorsi (e probabilmente non ancora cessati) in cui il lockdown a causa dell'emergenza Coronavirus, ha costretto molti professionisti a lavorare da casa, è un indubbio vantaggio sotto il profilo dell'organizzazione e della produttività.

Senza naturalmente contare il fatto che una simile organizzazione consente la condivisione di detti documenti anche con collaboratori e clienti senza che questi debbano fisicamente disporre delle corrispondenti versioni cartacee.

La riflessione sul documento digitale dell'avvocato potrebbe estendersi a tanti altri esempi, ma voglio concludere con un'ultima cosa.

Undici anni fa ho comprato la mia ultima agenda legale che, come è noto è uno strumento indispensabile di lavoro per ogni avvocato per riportare udienze, appuntamenti, impegni e così via, perchè la ho completamente sostituita con il calendario del mio smartphone che sincronizzo in tempo reale con i miei account.

Vi ricordate alla fine dell'anno quando si dovevano riportare tutti i rinvi dall'agenda vecchia a quella nuova e poi l'agenda vecchia andava conservata per precauzione e per evitare il rischio di perdere delle date ?

Ebbene, a parte il fatto che oggi tali dati sono recuperabili (almeno per il settore civile) tramite l'App Giustizia Civile, non pensando più a tali dati come riportati appunto su supporti "cartacei" (l'agenda legale), ma digitali il problema non si pone più, non solo in termini di tempo, ma anche in termini di sicurezza visto che il cartaceo si può smarrire o distruggere, mentre il digitale no (o almeno è molto più difficile soprattutto se si adottano minime misure di conservazione tipo backup o simili).

Non da ultimo consideriamo gli enormi benefici sia in termini di spazi all'interno degli studi, sia in termini di rispetto per l'ambiente che, nel lungo periodo, potrà trarre certamente giovamento dal minore utilizzo di carta.

Per questi motivi penso che l'avvocato del presente (non solo del futuro) debba iniziare a pensare così, il "senza carta" non solo come fatto materiale ma fatto concettuale, per noi, per il nostro futuro e (perchè no) anche un pò per il futuro del Pianeta.

Sono i nostri dati e i nostri contenuti che hanno valore, non il supporto "materiale" dove siamo abituati a vederli rappresentati. Pensare, dunque, ad essi in modo "digitale" e non tradizionale ci aiuterà ad averne maggiore cura, a garantire maggiore sicurezza e maggiore facilità d'uso.

Think paperless (pensiamoci davvero).