Le indicazioni del Ministero sui depositi telematici a seguito della revisione della geografia giudiziaria

Come è noto il prossimo 14 settembre, fatte salve le diverse decisioni che in questi giorni stanno prendendo numerosi tribunali amministrativi regionali, entrerà in vigore la riforma delle circoscrizioni giudiziare di cui al d. lgs 155/2012.

Tale operazione naturalmente andrà ad incidere sulle modalità di trattamento dei dati gestiti dai sistemi informatici in uso presso le cancellerie civili degli uffici giudiziari ed in particolare sulla sorte di quelli originariamente gestiti dalle sezioni o dagli uffici soppressi.

Per tali motivi il Ministero della Giustizia ha recentemente emanato delle indicazioni operative, pubblicate sul sito istituzionale della giustizia per chiarire come procedere in base alle differenti situazioni.

Pur rimandando alla lettura integrale delle indicazioni, in sintesi, dispongono quanto segue.

1) Sezioni distaccate soppresse

Per le sezioni distaccate di Tribunale soppresse i procedimenti pendenti, alla data di soppressione dell'ufficio, saranno trasferiti presso la sede del tribunale di circondario "accorpante" ove proseguiranno con un nuovo numero di ruolo (prefisso numerico fisso associato alla sezione distaccata soppressa), mentre risulterà definito 'per trasferimento ad altra sede' nell'archivio informatico dell'ufficio soppresso. 

L'iscrizione di un nuovo procedimento potrà, invece essere effettuata unicamente presso l'ufficio accorpante.

L'indirizzo PEC della sezione distaccata verrà dismesso. 

2) Tribunali circondariali soppressi

Per i Tribunali circondariali soppressi dal punto di vista dei sistemi informatici, non è prevista alcuna migrazione di dati dagli uffici soppressi a quelli accorpanti, pertanto i procedimenti pendenti negli uffici soppressi rimarranno, da un punto di vista informatico, associati all’ufficio soppresso fino alla loro definizione, mantenendo inalterata la numerazione.

E'previsto che gli operatori di cancelleria e i magistrati gestiranno tali procedimenti accedendo ai registri di cancelleria dell'ufficio soppresso.

L'iscrizione di un nuovo procedimento potrà essere effettuata unicamente presso l'ufficio accorpante.

Eventuali tentativi di iscrizione, per via telematica, presso un ufficio soppresso potranno essere rifiutati dal cancelliere.

L'indirizzo PEC dell'ufficio giudiziario soppresso verrà mantenuto invariato per consentire il deposito telematico dei soli atti dei procedimenti in corso di causa. 

Consultazioni

Ciò premesso per le operazioni telematiche di consultazione , nel caso di cui al punto 1) la consultazione dei procedimenti pendenti presso la sezione distaccata andrà eseguita nell'ambito dell'ufficio accorpante, tenendo presente la modifica del numero di ruolo generale del procedimento. La consultazione dei procedimenti definiti deve, invece, essere eseguita nell'ambito della sezione distaccata originaria, mentre nel caso di cui al punto 2) la consultazione dei dati e del fascicolo informatico relativa a procedimenti pendenti (alla data di soppressione dell’ufficio giudiziario) va effettuata selezionando l’ufficio giudiziario soppresso, nella sua nuova denominazione. 

Comunicazioni e notificazioni telematiche 

Per le comunicazioni e notificazioni telematiche, nel caso di cui al punto 1) le comunicazioni e le notificazioni relative ai procedimenti pendenti (alla data di soppressione della sezione distaccata) saranno inviate dall'indirizzo di PEC dell'ufficio accorpante, mentre per le ipotesi di cui al punto 2) le comunicazioni e le notificazioni relative a procedimenti pendenti (alla data di soppressione dell’ufficio giudiziario) continueranno ad essere inviate dall’indirizzo di PEC associato all’ufficio soppresso. Il testo della comunicazione o della notificazione recherà la nuova denominazione associata all’ufficio soppresso.

Depositi telematici 

Per le ipotesi cui al punto 1) i depositi degli atti in corso di causa riguardanti procedimenti pendenti (alla data di soppressione della sezione distaccata) dovranno essere eseguiti esclusivamente utilizzando la casella di PEC dell'ufficio accorpante, avendo cura di individuare il procedimento attraverso il numero di ruolo assunto nell'ambito dell'ufficio accorpante, mentre per i casi di cui al punto 2) il deposito telematico degli atti in corso di causa riguardanti procedimenti pendenti (alla data di soppressione dell'ufficio giudiziario) dovrà essere effettuato utilizzando ancora la casella di PEC dell’ufficio soppresso. 

I depositi inerenti l'iscrizione a ruolo di nuovi procedimenti dovranno essere indirizzati alle caselle di PEC relative ad uffici non soppressi, secondo la competenza. 

L'intervento ministeriale si è dunque reso necessario stante la grande incertezza che ovviamente si sarebbe venuta a creare in mancanza di indicazioni, ma a sommesso parere di chi scrive tale soluzione non sarà esente da problemi.

Vista peraltro anche la scarsa propensione della maggior parte dei colleghi avvocati ad utilizzare lo strumento del deposito telematico non sarà difficile immaginare soprattutto per chi si avvicinerà al mezzo nei prossimi mesi, quale sensazione di smarrimento proverà quando dovrà ricercare i suoi fascicoli provenienti dalle sezioni soppresse.

Probabilmente non sarà esente da problemi neppure chi è più avvezzo all'utilizzo dei depositi telematici, visto che, stante la situazione estremamente caotica in cui ci si verrà a trovare, non potrà fare a meno di prestare la massima attenzione al fine di evitare trasmissioni di atti in maniera errata con inevitabili pregiudizi da un punto di vista processuale. 

Insomma ancora una volta un bel pasticcio che, ancora una volta, con maggiore lungimiranza, si poteva evitare....