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mercoledì 14 maggio 2014

Dal 15 maggio in vigore le nuove tecniche per il processo civile telematico

Sulla Gazzetta Ufficiale del 30/04/2014, nr. 99 è stato pubblicato il provvedimento del Ministero della Giustizia del 16.04.14, recante “Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24".

Come previsto dall’art. 31 il provvedimento, le cui norme vanno a sostituire quelle  contenute nel precedente testo del 18/7/2011, acquisterà efficacia decorsi 15 giorni dalla sua pubblicazione e, dunque, a far data dal 15 maggio 2014.

Vediamo, in sintesi quali sono le principali novità rispetto al previgente testo normativo ed, in particolare, cosa implicano non soltanto sul piano giuridico, ma anche pratico per gli avvocati.

Diciamo innanzitutto che le nuove specifiche tecniche sostituiscono completamente, pur non modificandole per intero, quelle già previste nel precedente provvedimento del 18.07.2011, ma ridisegnando l'intero documento normativo.

L'art. 2 si occupa delle c.d. "definizioni" e cioè delle descrizioni precise dei vari elementi tecnici di cui si compone l'intero sistema del processo telematico e, a differenza del passato, si concentra soprattutto sulla spiegazione delle varie sigle, (quali ad esempio https, Pda, Pec, ecc...) definizioni che, in passato, invero, non erano state incluse nel provvedimento.

Il capo II è dedicato interamente ai c.d. "sistemi informatici del dominio giustizia" e disciplina in maniera molto più articolata rispetto al passato l'intera infrastruttura informatica su cui si basa appunto il processo telematico.



All'art. 5 viene definito espressamente il portale dei servizi telematici e, all'art. 6 sono spiegate le modalità di autenticazione necessarie per poter accedere alla consultazione tramite i c.d. "punti di accesso".

L'art. 6 contiene, una novità rilevante, nel senso che viene introdotta una nuova modalità di autenticazione (c.d. autenticazione a due fattori) che si basa sull’utilizzo congiunto di due metodi di autenticazione combinando un’informazione nota (ad esempio un nome utente e una password) con un altro dispositivo a disposizione dell'utente (ad esempio, una carta di credito, token o telefono cellulare).

Tale sistema di autenticazione sarà possibile, però, soltanto sui punti di accesso privati e non sul portale dei servizi telematici (PST) per il quale continua ad essere richiesto l'accesso tramite token, carta di identità elettronica o CNS (così come avvenuto sino ad ora).

Gli articoli 7 ed 8 si occupano, invece, delle modalità di alimentazione dei pubblici registri in cui sono inseriti i soggetti abilitati all'accesso (es: appartenenti agli albi professionali), mentre l'art. 9 disciplina anche tali modalità per i professionisti non iscritti ad albi (es: alcuni CTU).

In tale ultimo caso è prevista una procedura di registrazione, all'esito della quale sarà possibile per il professionista, accedere al sistema.

Una novità importante è poi costituita anche dall'inserimento dell'art. 9 bis che si occupa della c.d. alimentazione del registro PEC delle Pubbliche Amministrazioni al fine di consentire a queste ultime di ricevere le comunicazioni a mezzo pec da parte degli uffici giudiziari.

Attraverso la nuova disciplina tale nuovo registro (che ricordiamo è consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati attraverso il proprio punto di accesso oppure attraverso il portale dei servizi telematici del Ministero) potrà essere alimentato direttamente dalle Pubbliche amministrazioni, previa apposita procedura di registrazione.

In sostanza la Pubblica Amministrazione dovrà inserire il proprio indirizzo sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia, inviando al DGSIA un documento contenente l’indicazione del soggetto incaricato di inserire e modificare gli indirizzi PEC della PA, il suo codice fiscale, i suoi recapiti, il nominativo, il codice fiscale e l’indirizzo PEC di eventuali dipendenti tramite i quali la PA potrebbe stare in giudizio personalmente.

Una volta effettuata tale procedura di registrazione i soggetti indicati in tali documenti potranno alimentare il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici.

Alcune importanti modifiche riguardano anche i c.d. "formati di firma" disciplinati dall'art. 12.

Tale disposizione, al comma 2, prevede che, accanto al formato CADES-BES (quello con il quale l'atto veniva firmato con l'estensione .p7m accanto a quella del formato del file prescelto) possa essere utilizzato anche il formato PADES-BES per la firma dell’atto telematico che non modifica l'estensione dell'atto firmato, ma può essere utilizzato soltanto sul formato pdf.

Tale novità, sebbene, per un verso consentirà una maggiore possibilità per gli utenti di scegliere il formato di firma preferito, per altri versi, potrebbe causare qualche difficoltà vista l'impossibilità di firmare con il sistema PADES-BES file diversi dal PDF, come ad esempio gli altri accettati nel pct o, cosa ancora più essenziale il file datiatto.xml che è necessario sottoscrivere contestualmente alla creazione della busta.

Sotto tale profilo, sarà dunque, preferibile continuare ad utilizzare per la firma il formato CADES-BES che, con una sola modalità consentirà di sottoscrivere tutti gli atti che andranno a comporre la busta telematica da spedire all'ufficio giudiziario.

Una delle innovazioni più importanti è costituita dall'inserimento, tra i formati di file accettabili per il deposito anche quelli con estensione .eml e .msg (che generalmente sono quelli in cui vengono salvate le e-mail).

Tale modifica consentirà, infatti, di depositare in giudizio telematicamente anche le e-mail che contengono le ricevute di consegna delle notifiche telematiche eseguite in proprio dagli avvocati, evitando così il passaggio della stampa cartacea da esibire in giudizio al fine di provare l'avvenuta notifica degli atti.

Sul punto va, però, ricordato che anche i messaggi in formato .msg o .eml, per essere validamente accettati dovranno, comunque, contenere formati di file tra quelli accettabili dal sistema.

Tra questi segnaliamo che, pur rimanendo in vigore quelli già previsti dalle precedenti specifiche tecniche (ed ossia .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml) viene eliminato il formato .odf e cioè quello utilizzato dai software aperti, come, ad esempio, Libre Office o Open Office.

L'art. 17, a differenza della precedente normativa che prevedeva che le comunicazioni degli uffici giudiziari fossero inviate alla casella pec del destinatario recuperata dal c.d. Reginde (registro degli indirizzi elettronici), stabilisce, invece che ora tale indirizzo debba essere estratto dai c.d. "pubblici elenchi" disciplinati dall'art 16-ter del decreto legge del 30 ottobre 2012, n. 179 oppure ai sensi dell'art 16 comma 7 del medesimo decreto.

Ultima importante novità riguarda le notifiche eseguite dagli avvocati a mezzo pec disciplinate dall'art. 19 bis secondo il quale unico formato accettato per l'invio della notifica dovrà essere il PDF che dovrà essere firmato esclusivamente con formato Pades-BES ovvero Cades-BES, pur nel rispetto delle norma previste dall'art. 12 comma 2.

In sostanza tale articolo prevede le modalità di firma del Cades-BES stabilendo che, per essere validamente sottoscritto un documento, dovrà contenere il certificato di firma, mentre è vietato inserire le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario. Inoltre qualora vi siano firme multiple ogni soggetto dovrà firmare con la propria chiave privata.

L'articolo, infine, precisa che per provare la notifica dell'atto eseguita in modalità telematica dovrà essere effettuato un deposito in via telematica all'ufficio giudiziario delle ricevute previste dall'articolo 3-bis, comma 3 della legge n. 53/94 (ricevuta di accettazione e consegna) nonché della copia dell'atto notificato, inserendo l'atto notificato all'interno della busta telematica e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione.

Come già previsto la ricevuta di avvenuta consegna dovrà essere naturalmente quella "completa".

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