Udienze da remoto: pubblicato il provvedimento DGSIA che disciplina le modalità di svolgimento

La Direzione per i sistemi informativi del ministero della Giustizia (c.d. DGSIA) in data 20 marzo 2020 ha pubblicato sul proprio portale, il provvedimento che disciplina le modalità di collegamento da remoto per lo svolgimento delle udienze previste dall’articolo 83, comma settimo, lett. f) del Decreto legge 17 marzo 2020, n. 18.

Il nuovo decreto che fa decadere quello già emanato dalla stessa Dgsia lo scorso 10 marzo e che aveva già individuato in Skype for Business e Team gli unici due software utilizzabili per le videconferenze in ambito giustizia introduce importanti specificazioni sulle modalità pratiche di organizzazione e gestione delle udienze da remoto come di seguito meglio specificato.

Udienze civili (art. 2)

Potranno essere effettuate unicamente tramite l'utilizzo di Skype for business e Teams (entrambe licenziate Microsoft) utilizzando dispositivi dell'ufficio ovvero anche su dispositivi personali che utilizzano infrastrutture del Ministero della Giustizia ovvero aree di data center ad esso espressamente riservate. Il collegamento da remoto deve essere effettuato dal Giudice.

Udienze penali (art. 3)

Per quanto riguarda lo svolgimento delle udienze penali il provvedimento chiarisce che è possibile fare uso soltanto dei sistemi di videoconferenza già a disposizione degli uffici giudiziari  e degli istituti penitenziari. 

La disposizione consente, però, in alternativa ai detti sistemi, i collegamenti da remoto su Skype business e Teams, laddove non sia necessario garantire la fonia riservata tra la persona detenuta, internata o in stato di custodia cautelare ed il suo difensore e qualora il numero degli imputati, che si trovano, a qualsiasi titolo, in stato di detenzione in luoghi diversi, consenta la reciproca visibilità.

Ciò premesso e, in attesa di valutare l'effettiva operatività di detti sistemi negli uffici giudiziari, è opportuno formulare qualche breve riflessione sui software sopra indicati nonchè sull'espressione che fa richiamo alle c.d. "infrastrutture" del Ministero.

Skype for Business (software ormai non più ditribuito ma, comunque, ancora utilizzabile per chi lo ha già installato) e Teams (versione più recente che ha sostituito la prima) sono programmi già nella disponibilità del Ministero che sono segnalati ai capi degli uffici giudiziari (con le note del 27 febbraio e del 9 marzo 2020) come possibili strumenti per sostituire le udienze fisiche, stante anche l'attuale periodo di emergenza determinato dalla diffusione del Coronavirus.

I collegamenti devono essere effettuati con i due programmi su dispositivi dell’ufficio ovvero anche personali, utilizzando infrastrutture dell’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.

Appare, perciò, opportuno chiedersi cosa si intenda con tale espressione visto che non ci sono, salvo errori, altri documenti ministeriali che forniscono chiarimenti sul punto.

A parere di chi scrive evidentemente si intende garantire un maggiore livello di sicurezza consentendo, cioè, per l'effettuazione dei collegamenti l'utilizzo di dispositivi elettronici di proprietà del Ministero in dotazione agli uffici ovvero anche strumenti personali (es: del magistrato) unicamente tramite infrastrutture direttamente riconducibili all'Amministrazione ovvero ad essa riservate.

Esemplificando, dunque, il Magistrato (che ricordiamo è l'unico soggetto che può avviare la videoconferenza) potrebbe farlo o con un computer dell'ufficio ovvero con un proprio dispositivo personale ma soltanto utilizzando per il collegamento una rete direttamente riconducbile al Ministero (es: quella del proprio Tribunale).

Da ciò ne consegue che, salvo differenti interpretazioni, il Magistrato non potrebbe celebrare l'udienza da remoto avviando la videoconferenza dalla propria abitazione.

Da un'attenta lettura della norma, infatti, la scelta del dispositivo (o dell'ufficio o personale) è alternativa, ma l'utilizzo dell'infrastruttura ministeriale è, invece, indicato in via esclusiva.

Ciò premesso pur apparendo condivisibile un'impostazione che tenda a privilegiare la sicurezza bisognerebbe comprendere (dal punto di vista tecnico) quanto tale livello potrebbe essere  eventualmente condizionato a ribasso dal fatto che gli altri soggetti coinvolti (i difensori delle parti del processo) parteciperanno al collegamento tramite l'utilizzo di altre reti (quella del proprio ufficio o anche della propria abitazione) delle quali non è possibile garantire i medesimi standard.

Sull'utilizzo del software va, invece, considerato che, mentre dal lato ministeriale dovranno ncessariamente essere utilizzate versioni complete (a pagamento), dall'altro lato (difensori e/o eventualmente altre parti del processo) sarà sufficiente utilizzare anche la versione gratuita di Skype for Business o Teams.

Ciò in quanto è evidente che il soggetto che avvia la conversazione (come detto il magistrato) deve poter disporre di una versione completa dell'applicazione avente, cioè, tutte le funzioni messe a disposizione della piattaforma (caratteristica per cui si differnzia dalle versioni quelle gratuite), tra cui, quantomeno a parere di chi scrive la possibilità di organizzare conversazioni pianificate funzione accessibile solo dalla versione completa.

Ciò non esclude ovviamente la possibilità che i difensori, per loro scelta, possando decidere di dotarsi della versione a pagamento pur non dovendo tale situazione porre alcuna discriminazione per il coretto svolgimento dell'udienza rispetto a chi utilizza la versione gratuita.  

Entrambi i software sono disponibili sia in versione desktop (per computer fisso o portatile) sia per dispositivi mobili (smartphone o tablet).

Naturalmente anche per l'utilizzo della versione gratuita è necessaria preventivamente scaricare l'applicazione e creare un apposito account che poi sarà utilizzabile su tutti i dispositivi.

Per chi possiede già un account Microsoft (es: chi utilizza già Onedrive ovvero la posta elettronica outlook) è possibile utilizzarlo anche per l'accesso sia a Skype che a Teams.

Da una lettura delle norme (e dei relativi provvedimenti attuativi del DGSIA) si ricava che non è possibile utilizzare la versione personale di Skype.

Ciò anche perchè le applicazioni citate (a differenza di Skype classico) sono ottimizzate non solo per l'effettuazione di video chiamate (anche multiple) ma anche e soprattutto per lo scambio e la condivisione di file e documenti, caratteristica utile soprattutto in sede di udienza, ad esempio, per la redazione del verbale attraverso l'invio delle deduzioni in tempo reale da parte dei difensori.

Per esaminare compiutamente le differenze tra i prodotti Microsoft Team gratuito e Microsoft Team in versione completa si rimanda all'apposita pagina dei prodotti.

Quanto, infine, alle modalità pratiche di utilizzo, sempre in attesa di conoscere le varie prassi e modalità organizzative degli uffici, sono stati prodotti alcuni tutorial che forniscono supporto agli utenti già dalla fase di registrazione dell'account sino al momento di svolgimento dell'udienza stessa.

Tra questi si segnalano uno specifico per Skype for business a cura del Ministero della Giustizia ed un altro sull'utilizzo di Microsoft Teams elaborato dall'AIGA (Associazione Italiana Giovani Avvocati).

Non conoscendo ad oggi quale sarà l'effettiva durata del periodo di emergenza del Coronavirus sta di fatto che una simile sperimentazione sarà particolarmente interessante da seguire non solo per gli sviluppi nell'immediato ma anche per il suo possibile utilizzo futuro in momenti di gestione "ordinaria" delle udienze potendone semplificare lo svolgimento e consentendo, tra l'altro, a differenza di come avviene per l'udienza tradizionale, anche la partecipazione a distanza di soggetti dislocati sull'intero territorio nazionale.