La nuova "formula esecutiva telematica": analisi delle norme e breve guida pratica per trasmettere l'istanza di rilascio

La legge 176/2020 che ha convertito in legge del decreto legge 28 ottobre 2020, n. 137, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 24 dicembre 2020, ha introdotto un'importante novità in tema di rilascio della copia in forma esecutiva di un provvedimento giudiziario tra quelli contenuti nell'art. 475 del Codice Civile (es: sentenza, decreto ingiuntivo, ecc..)

In particolare tali novità sono contenute nel comma 9 bis dell'art. 23 del citato provvedimento normativo che testualmente recita:

Art. 23

Comma 9 bis

La copia esecutiva delle sentenze e degli altri provvedimenti dell’autorità giudiziaria di cui all’articolo 475 del codice di procedura civile può essere rilasciata dal cancelliere in forma di documento informatico previa istanza, da depositare in modalità telematica, della parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento. La copia esecutiva di cui al primo periodo consiste in un documento informatico contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o del provvedimento del giudice, in calce ai quali sono aggiunte l’intestazione e la formula di cui all’articolo 475, terzo comma, del codice di procedura civile e l’indicazione della parte a favore della quale la spedizione è fatta. Il documento informatico così formato è sottoscritto digitalmente dal cancelliere. La firma digitale del cancelliere tiene luogo, ai sensi dell’articolo 24, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, del sigillo previsto dall’articolo 153, primo comma, secondo periodo, delle disposizioni per l’attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie, di cui al regio decreto 18 dicembre 1941, n. 1368. Il difensore o il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio possono estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico. Le copie analogiche e informatiche, anche per immagine, della copia esecutiva in forma di documento informatico estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma dell’articolo 16 undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, equivalgono all’originale.

Tale norma, dunque, a differenza di quanto avveniva in passato quando la copia in forma esecutiva del provvedimento poteva essere rilasciata unicamente in modalità cartacea consente  oggi al Cancelliere di effettuare la medesima operazione in modalità telematica, naturalmente sempre previa istanza da presentare "dalla parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento".

Tale inciso deve essere, dunque, necessariamente interpretato nel senso che unico soggetto legittimato a formulare, in via telematica, la richiesta di di rilascio di una copia in forma esecutiva è il difensore della parte in favore della quale il provvedimento stesso è stato pronunciato.

Prosegue la norma indicando che la spedizione in forma esecutiva (così come avveniva per la copia cartacea) consiste nell’intestazione «Repubblica italiana – In nome della legge» e nell’apposizione da parte del cancelliere o notaio o altro pubblico ufficiale, sull’originale o sulla copia, della seguente formula: «Comandiamo a tutti gli ufficiali giudiziari che ne siano richiesti e a chiunque spetti, di mettere a esecuzione il presente titolo, al pubblico ministero di darvi assistenza, e a tutti gli ufficiali della forza pubblica di concorrervi, quando ne siano legalmente richiesti».

Non solo, ma la norma stessa aggiunge che al difensore è concessa la possibilità di estrarre dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico eliminando così del tutto la necessità per il difensore stesso di recarsi in cancelleria per effettuare tale operazione.

Dunque, sia che si voglia utilizzare il titolo esecutivo per notificarlo a mezzo pec ai sensi della legge n. 53/94, sia che si voglia farlo in modalità cartacea (a mezzo UNEP o sempre in proprio ai sensi della legge n. 53/94) il difensore può attestare la conformità all'originale del provvedimento spedito in forma esecutiva telematica presente nel fascicolo informatico al quale appartiene.

In sintesi pertanto:

- il difensore della parte in favore della quale è stato emesso un titolo esecutivo può richiedere con istanza da depositare in modalità telematica, nell'ambito del fascicolo a cui il provvedimento si riferisce, il rilascio di una copia dello stesso in forma esecutiva.

– la copia esecutiva "originale" non è più necessariamente un documento cartaceo (come avveniva in passato), ma può, quindi, essere un documento informatico contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o del provvedimento del giudice in calce ai quali sono aggiunte l’intestazione e la formula esecutiva stessa;

– il documento informatico rilasciato in forma esecutiva viene sottoscritto digitalmente dal cancelliere, operazione che così sostituisce anche il sigillo della cancelleria (il c.d. "timbro" previsto dall’art. 153 disp. att. c.p.c.);

– il difensore (o il dipendente di cui si avvale la PA) può estrarre dal fascicolo informatico il duplicato, la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico. Tale copia, munita dell’attestazione di conformità (ex art. 16 undecies del D.L. n. 179/2012) equivale all’originale e può dunque essere utilizzata per gli scopi a cui è destinata (notifica e successiva fase esecutiva);

- una volta rilasciata la copia in forma esecutiva e inserita dal cancelliere nel fascicolo informatico la stessa rende di fatto impossibile (salva l'improbabile situazione di perdita di tutti i dati presenti nei server ministeriali) l'ipotesi di nuovo rilascio di copia per giusto motivo di cui all'art. 476 c.p.c. (es: smarrimento o distruzione della corrispondente copia cartacea).

Quanto al pagamento dei diritti per il rilascio della copia normalmente applicati per la versione cartacea nulla è dovuto, trattandosi come per le altre copie conformi estraibili dal fascicolo informatico, di attestazione di conformità apposta dal difensore.

Tale interpretazione, in attesa di eventuali chiarimenti ministeriali trova comunque conforto nella circolare del 23.10.2015 a firma del direttore generale della giustizia civile emessa in occasione della conversione in legge del 90/2014 (che aveva introdotto per la prima volta la possibilità di autentica per i difensori) nella quale si precisa che detta norma aveva "stabilito una serie di adeguamenti del contributo unificato finalizzati alla copertura dei mancati introiti derivanti dall'introduzione del processo civile telematico".

Se a ciò si aggiunge il fatto che, così come disciplinato dalla legge il contributo unificato copre tutti i costi "antecedenti, necessari e funzionali" di un procedimento anche l'attività di materiale apposizione della formula esecutiva effettuata dal cancelliere può ritenersi compresa nel pagamento del contributo stesso escludendo ciò la necessità di sopportare altri oneri.

GUIDA OPERATIVA

Riportiamo di seguito una breve guida operativa per predisporre e trasmettere l'istanza per il rilascio di una copia in forma esecutiva in modalità telematica.

La richiesta di una copia in forma esecutiva di un provvedimento in modalità telematica può essere formulata unicamente dal difensore della parte in favore della quale il provvedimento è stato emesso (è esclusa pertanto la possibilità che sia richiesta da difensore sprovvisto di mandato ovvero da difensore della parte integralmente soccombente).

Per procedere a formulare tale richiesta è, pertanto, necessario:

1) predisporre apposita istanza con editor di testo. Cliccando qui è possibile scaricare un modello da noi elaborato e liberamente adattabile alle diverse esigenze;

2) trasformare il file in formato .pdf nativo (cioè non stampato e scansionato, ma trasformato direttamente in .pdf come tutti gli altri depositi telematici degli atti del processo civile);

3) depositare l'istanza in modalità telematica nel fascicolo nell'ambito del quale il provvedimento è stato emesso;

4) attendere la regolare accettazione del deposito e, quindi, che il Cancelliere formi il documento rilasciato in forma esecutiva (cioè il provvedimento con l'aggiunta della formula "comandiamo");

5) accedere al fascicolo informatico nell'ambito del quale è stato rilasciato il provvedimento e scaricare  sul proprio computer la copia in forma esecutiva "caricata" nel fascicolo stesso dal cancelliere;

6) a seconda dell'uso che si intende fare della copia procedere come segue:

- per notifica cartacea (a mezzo unep o, in proprio, ai sensi della legge n. 53/94):

a) stampare due o più copie (in base al numero dei destinatari) del provvedimento così come formato dal cancelliere;

b) attestare la conformità della copia cartacea al provvedimento contenuto nel fascicolo informatico (qui una guida)

c) notificare nelle modalità tradizionali

N.B. La copia restituita dall'ufficiale giudiziario con la prova della notifica costituirà "l'originale" della copia in forma esecutiva da utilizzare per le successive fasi esecutive;

- per notifica telematica ai sensi dell'art. 3 bis della legge n. 53/94:

a) estrarre dal fascicolo informatico il documento così come formato dal cancelliere (in modalità "copia informatica" o duplicato informatico;

b) predisporre l'attestazione di la conformità del documento informatico a quello contenuto nel fascicolo informatico nel corpo della relata di notifica se "copia informatica" mentre non è necessario se duplicato informatico (qui una guida);

c) notificare a mezzo pec allegando il provvedimento e la relata di notifica