Con provvedimento del 7 agosto 2024 il Ministero della Giustizia ha emanato nuove specifiche tecniche per il Processo Civile Telematico (PCT) così come previsto dall’articolo 34, comma 1, del DM 44/2011.
Le nuove specifiche tecniche che entreranno in vigore a partire dal 30 settembre 2024 comporteranno diversi cambiamenti nell'ambito del processo civile telematico, oltre che, tra le altre novità, anche per le notifiche via PEC e per le attestazioni di conformità.
Rimandando ad una lettura completa del provvedimento ministeriale per ulteriori approfondimenti riportiamo di seguito le novità più rilevanti.
Formati di files ammessi nel PCT
Viene introdotta la possibilità di utilzzare nei depositi telematici nuovi formati di file (sino ad ora non ammessi). Dal 30 settembre è dunque possibile allegare alle buste di deposito telematico i seguenti formati:
Documenti impaginati in formato PDF o PDF/A (.pdf) e Rich-Text Format (.rtf);
Immagini rasterizzate in formato JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif) e DICOM (.dcm)
Video e precisamente i formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi);
Audio in formato MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif);
Testo: TXT (.txt);
Ipertesto: XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm).
Posta elettronica: sia in formato eml (.eml) (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti) che in formato .msg (anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g);
Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj
Le novità principali dunque riguardano i formati video e audio, originariamente non consentiti nei depositi telematici superando così la necessità di richiedere al Giudice l'autorizzazione ad acquisire tali file attraverso il deposito di dispositivi di archiviazione (es: memorie usb, CD o DVD).
Dimensioni della busta telematica
Viene aumentato a 60 Mb (dagli originari 30) il limite di "peso" della busta telematica riducendo così anche la necessità di ricorrere ai depositi c.d. "complementari" che si rendevano indispensabili in tutti i casi in cui la busta superava la dimensione di 30 Mb.
Accettazione automatica dei depositi telematici
Una delle novità assolute del provvedimento è rappresentata dall'introduzione della nuova procedura di accettazione dei depositi.
Come previsto dal nuovo ’art. 17, una volta eseguito il deposito telematico (con le modalità ordinarie), la busta telematica viene trasmessa all’ufficio giudiziario destinatario in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata che rispetta le specifiche su mittente, destinatario, oggetto, corpo e allegati.
Il gestore dei servizi telematici provvede, quindi, ad eseguire il download del messaggio dal gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia e ad effettuare le verifiche formali sul messaggio.
Le possibili eccezioni che può sollevare il sistema sono le seguenti:
T001: l’indirizzo del mittente non è censito in ReGIndE (quando l'avvocato o il depositante ad esempio il consultente di ufficio non è regolarmente censito nel ReGInde);
T002: Il formato del messaggio non è aderente alle specifiche;
T003: la dimensione del messaggio eccede la dimensione massima consentita.
Nel caso in cui il mittente sia un avvocato, il gestore dei servizi telematici effettua, inoltre, un’operazione di certificazione (con la quale provvederà al recupero dello status del difensore da ReGIndE) inoltrando una segnalazione alla cancelleria quando lo status del difensore stesso non risulti "attivo".
Una volta effettuati i controlli automatici sulla busta telematica, il gestore dei servizi telematici provvede a segnalare le eventuali anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica, secondo le seguenti tipologie:
WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta cioè di segnalazioni di carattere strettamente giuridico tra le quali, a titolo esemplificativo l'assenza della procura alle liti allegata all’atto introduttivo, la presenza di un certificato di firma non valido, ecc..);
ERROR: anomalia bloccante la quale si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l’accettazione dell’atto;
FATAL: è una anomalia bloccante che non è gestibile (ad esempio per la mancanza di elementi essenziali della busta. In tal caso il gestore dei servizi telematici invia in automatico al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione del rifiuto dell’atto.
Se a seguito dell’invio del deposito non risulta alcuna anomalia, nè vi è la necessità che intervenga la cancelleria, i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati.
Con le nuove modalità, dunque, se non è presente alcuna eccezione il sistema può procedere in autonomia all'accettazione dell'atto.
Notifica telematica via UNEP
Altra novità assoluta è rappresentata dall'introduzione delle specifiche che riguardano le modalità di invio delle richieste di notificazione telematica agli uffici UNEP, disposizione contenuta nell’art. 23 del provvedimento, titolato come “Notificazioni per via telematica a cura degli UNEP”.
Ogni avvocato, dunque (o altro soggetto abilitato esterno) potrà inoltrare telematicamente una richiesta di notifica all’UNEP da eseguire tramite posta elettronica certificata.
In particolare si specifica che l’istanza deve essere predisposta nel rispetto dei requisiti tecnici indicati negli articoli 17, 18 e 19 delle specifiche e alla quale dovrà essere allegata una busta telematica contenente un file RichiestaParte.xml, il cui XML-Schema è riportato nell’Allegato 5 alle Specifiche).
Come espressamente previsto nella citata norma, la richiesta di notifica per via telematica all’UNEP potrà riguardare anche l’atto di pignoramento.
Per eseguire la notifica il sistema informatico dell’UNEP recupererà l’indirizzo di posta elettronica del destinatario a seconda della sua tipologia (come di fatto avviene anche per le notifiche in proprio degli avvocati):
- per soggetti abilitati esterni e professionisti iscritti in albi o elenchi costituiti ai sensi dell’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito con legge del 28 gennaio 2009, n. 2: dal ReGIndE, ai sensi dell’articolo 7, comma 6, nonché dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione professionisti, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
- per le imprese: dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione imprese, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
- per i cittadini, professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013, enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC: dall’indice nazionale dei domicili digitali (INAD), costituito ai sensi dell’articolo 6-quater del CAD.
Una volta eseguita la notificazione, il sistema informatico dell’UNEP trasmette per via telematica al richiedente il documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale o firma elettronica qualificata e congiunta all’atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata.
Per poter procedere in tal senso il provvedimento richiede che la casella di posta elettronica certificata del soggetto richiedente disponga di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte.
Deposito delle prove di avvenuta notifica via pec
Nelle nuove specifiche viene specificato cosa è necessario depositare da parte dell'avvocato laddove che abbia eseguito personalmente una notifica per via telematica al fine di provarne l'esito.
Viene, infatti, richieso di depositare:
- copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della legge 21 gennaio 1994, n. 53;
- la ricevuta di accettazione relativa ad ogni destinatario della notificazione
- la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione.
Attestazione di conformità in documento separato
Ultima novità di rilievo è rappresentata dalle nuove modalità di attestazione di conformità in un documento separato.
In tal caso l’attestazione deve essere inserita in un documento informatico in formato PDF e contenere una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione dovrà, inoltre, essere sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata (così come previsto all’articolo 15, comma 2).
Viene inoltre chiarita quale modalità di attestazione di conformità va eseguita a seconda dell’utilizzo dell’atto.
In particolare:
- Se la copia informatica è destinata al deposito telematico il documento informatico contenente l’attestazione deve essere inserito come allegato nella busta telematica;
- Se la copia informatica è destinata ad essere notificata via pec ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, l’attestazione di conformità deve essere inserita nella relazione di notificazione;
- Se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione va inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata;
In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità va, invece, inserita in un documento informatico in formato PDF sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata che deve contenere:
- una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità;
- il nome del file;
- l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità
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